公关实操手册丨如何应对品牌新闻发布会的突发情况？
俗话说“天有不测风云”，发布会也是如此，但这不意味着我们真要等到意外发生了再去思考如何应对，在方案策划时，除了要做好良好的细节安排和完善的流程，我们更应该考虑好各种突发意外的应急处理措施，做好万全的准备，才能保证发布会的执行和效果。那么实际的实施过程中会有哪些突发意外呢？又该如何应对呢？
一、现场混入“会虫”
由于现场人数众多，难免有一些居心不良的人混入现场，比如假冒媒体记者领取资料和礼品，或者假冒圈内人士结交大V名人拍照合影等，面对这种“会虫”，我们一方面要做好甄别，一方面要做好防范。
首先，对于那种进入会场没有第一时间签到而是到处观望、或者到签到台偷看签到表再报家门的人要警惕，要主动核实信息确认身份，其次，对旁敲侧击询问发布会礼品的人、不愿意出示名片或者名片模糊不清晰的也要认真核查。
除了做好甄别工作，发布会签到表上可以只写媒体名称，不写上媒体记者具体姓名。对于身份模糊的可疑人员，为了避免尴尬和冒犯，可以请对方告知所属单位和姓名，然后出示名片，如果对方说没有携带，那么就联系所属单位的人员确认，或者将熟知此单位的工作人员来识别。
二、领导嘉宾突然消失
等到主持人有请领导嘉宾上台出席启动仪式时，却发现少了几个重要领导时是最头痛的，所以，要提前盯着接下来要出场的几位大佬。如果发现在现场突然消失，赶紧安排人员去厕所、会议室、楼道抽烟点找，然后打电话给司机确认领导是否还在现场，如果时间紧急还没找到，就第一时间通知主持人，在后续的报幕中不要念这几个领导和嘉宾的名字，或者寻找可替代的高层顶替上去。
三、主持人报错流程
主持人也会存在失误的状况，比如报错流程，然后后台工作人员一脸问号，怎么就到这个环节了吗？与剧本不一样啊！面对这种尴尬状况，一方面要看主持人的专业素养，一方面要看现场工作人员的临场反映和配合。优秀的主持人会以机智幽默的形式自行救场，那如果很难救场，那就只能按照错误的剧本走，然后后台的工作人员赶紧根据主持人的“口误”去做出相应的安排并通知对应的人员。
四、现场人数过少
一场新品发布会肯定是想得到尽可能多的关注的，不仅是在传播上，更要体现在现场上。如果现场人数寥寥无几，偌大的会场也就零星几十个人存在，那么就显得很尴尬了，而且在后续的通稿宣传上，现场图片和视频也不太好放。
所以，一开始就建议业务部门和公关部门多邀请一些嘉宾过来，然后根据大概能来的嘉宾数去筛选发布会场地，这样能大幅度避免场地太空的尴尬，再其次，现场人数还是不足，那就只能让工作人员脱掉职业装去场下凑数了，然后邀请工作人员的家人来现场观看，再不济把后排观众请到中前排去，再把后排桌椅撤掉摆上绿植等装饰物，只要能营造一种现场人数集中人头多的场景即可，不仅领导看了高兴，更方便媒体取景用于后续宣传。
五、现场进行产品展示结果产品出BUG
如果现场出现上面这些状况算翻车惨案，那么新品演示出BUG就算自爆惨案了。试想以下，大家都在期待这场新品发布会的主题——新产品，结果新产品就倒在了演示会的现场，尴尬程度可想而知。这种状况很难应对，只能看主持人打圆场的功力，然后跟现场媒体沟通好，尽量不要报道这种负面状况。
除了现场媒体外，现场观众肯定会走漏风声，在行业内或者社交媒体上进行传播，所以，很难应对，更多的还是要做好预防。比如，在产品发布前做好严谨的各项检测，对演示样机做好足够数据样本的测试，对bug要进行修复，再进行反复测试，要对bug环境做好标注，同时，要筛选出对新品足够熟悉的专业人员上台演示，就算出现状况也能第一时间处理或者圆场，总之，要保证现场演示环节的圆满成功。
六、现场出现抗议、反对的闹事者
新品发布会最怕的就是闹事的，可能是竞争对手，或者是对企业存在敌意或者有误会、成见的，在开会的时候前来砸场，比如举抗议、反对的牌子，比如大声喧哗，辱骂公司领导人、编造企业黑历史等，导致现场注意力被吸引，媒体不再将注意力放在发布会上，而是转向闹事者，这种情况下一定要冷静、迅速的应对。
首先，出动保安将闹事者“请离”现场，如果保安还未到位，那么先由公司男同事出面进行警告并请出现场。然后，主持人要作出合适的应对，将现场的注意力重新转换到发布会上，忽略掉这些不和谐的插曲。其次，公关部门要协同处理，对于闹事者要做好沟通工作，了解对方的利益诉求和目的，安抚对方情绪，避免事态升级，如果能第一时间处理对方的需求，那么就现场解决，确保他们不会再次回到现场。同时，公关部门要做好媒体方面的工作，说服媒体朋友淡化或者不报道此次事件，如果媒体想要跟进或了解情况，那么根据具体事件去判断是否要告知实情和处理进程。
七、记者提问环节问到尴尬、尖锐、隐私问题
新品发布会可能是企业一年到头最受关注的时间点了，那么企业的整体表现就尤为重要，对企业形象的树立起着关键作用。比如在采访环节，有记者问到了一些尖锐、隐私的问题，那么应当作出如何应对？
首先，应对的话有两种，一种是不予理睬式，由旁边的采访环节主持人判定此问题与发布会无关或者不方便回应，有请记者提出下一个问题；另一种是机智回应，通过转换焦点、暗示、讲段子等形式去回应这种尴尬提问。前者是一种中庸的做法，但也比较保险，至少不会犯错，而第二种则是“富贵险中求”的做法，对发言人的临场反应、表达能力有很高的要求，回应得当能给企业形象加分不少。
另外，在这种尴尬情况的预防上，可以事先邀请关系较好的媒体前来参与，另外，有的企业为了避免尴尬话题，会提前准备好媒体采访问题，让媒体自己选1-2个进行现场提问。这种做法当然比较保险，但一般不太建议。另外，对于提出尖锐问题的媒体也不要拉入黑名单，而是应该主动沟通，了解情况，以“大胸怀”化解成见，去修复媒体关系。
八、现场有人“扔矿泉水瓶”
李彦宏在百度AI开发者大会演讲过程中被泼水的事件大家应该还有印象，当自家领导在台上侃侃而谈时，突然有好事者扔臭鞋、矿泉水瓶，那么主持人、安保部门和公关部门就应该紧急行动了。
首先安保人员尽快确定闹事者，在不引起更大动静的前提下将其带离现场，同时公关部门引导媒体尽量不要拍照，并确认领导个人情况，没有导致衣服弄脏甚至受伤的情况下，可以继续上台活动，由主持人或领导打圆场一笔带过；如果个人情况受到影响，比如需要更换着装，需要由主持人出面宣布发布会的暂停或终止。
然后，与闹事者做好沟通，了解对方的诉求、目的，如果对方有合理诉求，那么就要及时表态，如果对方对处理结果表示满意，要做好录音、照片、书面协议、视频的记录。会后，做好媒体的沟通，希望媒体的淡化或公正报道，将重心放在发布会上，不要对事件进行揣测、渲染或放大。
对于已经发出的报道和网络上的舆论要进行检测，要对事件进行积极、正面的引导，对于已经处理的结果，视情况可以公布给相关媒体，并利用企业账号发布信息，维护企业形象。对于沟通不顺利的状况，也要以真诚、冷静的态度去处理，表明态度，公布进程，统一对外口径。
九、天气突发变动
天气确实能提前预测，但并非百分百准确。在活动策划时，预定的日期可能是提前一个月制定的，那么到当天谁也不能保证一定是晴空万里。所以，策划者要经常查看天气预报，对可能发生的天气做好备选方案。
1、如果看天气预报说当日降雨概率大，那么要么延期举办发布会，要么将会场转移至室内。这两种情况变化要及时通知到各个媒体和嘉宾。
2、如果当日下雨，那么准备好相应的雨具，邀请所有嘉宾进入室内，如果风不大，而室内又没有合适的场地，那么可以搭建临时雨棚，在原来的地点继续开展发布会。
十、现场电源跳闸
发布会对电源的稳定供给要求很高，必须提前确定供电情况，保证现场不会翻车。同时，还要对市供电部门做好沟通，并对临时断电做好备选方案，比如启动发电机，使用备用电源。
十一、消防隐患
发布会除了电源外，还有礼炮等不安全因素，加上现场人数众多，可能引发安全事故，要做好消防隐患的考虑。不仅要检查各种线路、安全灭火装置，还有与物业、消防队做好协调，设置现场现场调控总负责人，预留消防通道，方便紧急疏散人群。
十二、现场安保
发布会设置在户外时，要与当地市容部门提前做好沟通，得到相关许可。由于发布会现场会吸引众多群众，要安排好相关安保工作，如果自身安保力量不够，可以聘请安保公司的专业人员，对现场进行疏导、监管，避免现场拥挤混乱的状况，让整场活动有秩序、安全地开展。
十三、应急措施
除了上述突发情况外，还存在提词器失灵、礼炮哑炮、背景音乐给错、笔记本电脑死机等各种状况，都要做好相应的备选方案和应对，比如礼炮可以多准备几幅、笔记本电脑准备两个、备份文件放在U盘等。
不难看出，一场发布会完全按照“剧本”走是不大可能的，那么为了保证策划的完美实施，我们不仅要考虑到各种细节和流程安排，更要具备突发状况的应变能力，并做好备选方案，只有全面的准备才能应对可能冒出的各种“考验”，才能成就一场不翻车的发布会。
来源丨公关之家，作者丨404号房客
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