广告人时间总不够？分享一个高效的生活管理法
作者：Lachel，来源：L先生说
原标题：2019年，我的极简高效生活管理法
一、工作
许多朋友可能会觉得：我手里有那么多事情、项目要做，一定非常忙吧？日程表排得密不透风那种？
其实不是的。
我奉行一个原则，叫做「弹性原则」。什么意思呢？一件事情到了手上，我第一时间一定会去思考：
这件事情不做会有什么影响？能不能不做？
这件事情最晚什么时候需要完成？
我能否把它移交给别人？能否简化掉任何部分？
我需要做到什么程度为止？60分、80分，还是100分？
在这种情况下，我会先对手上所有的事情做一个整体的检视，再挑出那些不得不做的，给它们安排一个大致的时间范围。
这就是我之前提到过的「全景思维」：一定不要着眼于每一件任务，而是不断地把视角在「整体」和「局部」之间来回转移，先对自己的一整周、一整天做一个大致规划，做到心里有数，再集中精力，去处理那些「不得不做」的事。
因此，我这两年进一步简化了自己的工作管理清单，现在只留下这么三个：
本周安排：所有需要在这周内完成的事情
持续跟进：没有时间限制，但需要时不时去跟进的事情
安排规划：除此之外的其他事情
简而言之，流程是：
1、当拿到一个新任务时，我会先用上面的「弹性原则」问一下，如果能不做，直接丢掉。
2、如果必须得做，我会去思考：它最晚的截止时间是多少？如果是本周，则留出一定的提前量（避免自己陷入「帕金森效应」），再把它排进「本周安排」，写上具体的日子。
在丢进「本周安排」时，也有几个 Tips：
（1）我会首先给自己每天预留大约4-5小时的时间。然后，预估这项任务所需要的时间，再看周一是否已经排满。如果满了，就看周二；如果也满了，就看周三……以此类推。
（2）如果这项任务会「锁住一段时间」（比如周六下午需要开一场会议），我会标上具体的时间段，告诉自己：这段时间已经被锁住了，记得从每天的「预留时间」里扣除掉。
（3）如果这项工作没有明确的截止时间，我就丢进「本周安排」，但不加日期。这样当按日期排序时，它就会出现在「无日期」里，再见缝插针去做。
3、如果这个任务是一个长期的、跟进性质的事项（比如跟进外包出稿），那么就丢进「持续跟进」。
4、如果都不是，则扔进「安排规划」里面。
5、然后，每周日，我会对所有「本周安排」里面的事情做一个总体回顾，再打开「安排规划」，按照前面的流程，把所有有待完成的事项，继续分门别类丢进这三个清单里面。
这样的好处在于：一方面，你可以保持自己的任务清单非常清爽，能够高效聚焦到「所有必须做的事情」上；另一方面，当你切换到「全景模式」时，你又能对大局有一个清晰的纵览，对自己的时间分配心里有数。
可能有些朋友会记得我在《高效管理时间的秘诀，就在于这三个清单》中提到的「AFD 管理法」。这个方法被弃用了吗？当然不是。我会用另一个维度 —— 标签，来作区分。
简而言之，所有的任务默认都是「Action」（行动）。而如果它属于「Focused」（思考）或「Dessert」（恢复精力），就给它打上一个 F 或 D 的标签。这样，需要时，点击标签，就一览无余了。
另一方面，标签的另一个妙用，是用来作「情境筛选」。
比如我经常出门，那就会设一个标签，叫做「在外」。平时需要出外做的事情，通通打上这么一个标签。等我下次外出时，忙完手头的事情，就会打开这个标签，看一下，有什么事情可以顺手解决掉。
再比如，我平时会收藏一些有趣有用的学习材料、文献，但我不会把它们丢在收藏夹里，而是在任务清单建一个标签，叫做「学习」。这样，当我腾出整段时间时，打开这个标签，就能看到所有「待学习」的资料。
再比如，我经常去深圳出差，那我甚至会新建一个标签，叫做「深圳」。把所有想去的店、想逛的地方、想体验的东西，全部打上标签。这样，就非常方便我按图索骥。
简而言之：我会用两个维度对自己的任务进行拆分和安排。一个是清单，它是一个固定的分解，用来安排和规划日程；另一个是标签，它可以灵活按照自己的实际情况去设计，涵盖所有可能涉及的情境，方便你第一时间做出筛选。
二、信息
在各位读者向我咨询的问题里，最常见的问题之一，就是：L先生，你究竟是怎么做自己的知识管理的？
其实说来惭愧，我不怎么做知识管理 —— 因为我所奉行的原则，是「流」的原则：
一切知识必须能够流动起来，用起来，它才会产生价值。否则，就只会成为「死物」而已。
想一想，你有多少文章、链接、信息，堆积在仓库里，从来不曾用过？
所以，我现在用的笔记结构，是我从「流」的特性出发，结合知识体系构建的原理，重新优化的「INK-P」笔记法。
具体而言，它分为 4 个笔记本：
Inbox（待处理）：所有一切接收到的信息，全部放在这里，再定期慢慢分发。
Note（备查）：从 Inbox 得来的知识点，当我把它补充完善之后，就把它做成一张知识卡片，存入 Note 里面。
Knowledge（主题）：对应着我在《如何自学一个领域？这里有一份全指南》中讲的「主题」。简单来说，它包含两种：
一是我对一个小的主题的积累和阐述 —— 比如「行为遗传学」和「为什么人会越来越狭隘」。但凡产生新的想法、获得新的认知，我就把它们放进去，补全这个主题；
二是一些长期有效、需要时刻更新的东西。比如推荐给大家的书单，我常看的信息渠道（后面也会总结出来分享给大家），关注的全球大事件，等等。
最后，这些信息的归宿，都会去到 Project（项目） 里面。一旦我觉得对一个主题的理解足够完整了，得出了一些结论，我就把它移动到 P 里面，要么作为文章输出出来，要么，作为一个方法论或方案，在实践中试行，并把反馈、心得和注意点更新到这页笔记里面。
另外还有一个笔记本，「归档」，下面会提。
这里着重提一下 Inbox。
它同样有两个作用。一方面，它作为一个收集箱而存在：我所有第一时间产生的想法、获得的知识，包括灵感、备忘录、读书笔记，都会先丢到 Inbox 里面，等待分发。
另一方面，它又可以作为一个工作桌：放在 Inbox 里面的东西，就是我还没有「完全处理妥」的信息。我只要打开 Inbox，就可以知道，我还有哪些信息需要处理，需要把它们用起来，或者内化。
举个例子：我做智识营的时候，当我产生任何灵感时，我就会在 Inbox 里新建一页笔记，把灵感写上去，然后打个标签「智识营」。
直到我将其中某几页笔记整合起来，完成一篇延伸阅读，或者成为某一课的某个知识点，我再把新的这个产出，放到 P 里面，留着更新和备用；把这些原材料直接删掉，或者从 I 里面放到「归档」笔记本里。
这就是一个完整的「流」：
1、所有的信息统一收集到 I 里面，并时刻提醒我，我还有多少信息「待处理」；
2、经过主题阅读补充完善的信息，做成一张知识卡片，放进 N 里面，备查；
3、把若干张知识卡片整合起来的结果，或者需要时刻更新的内容，放到 K 里面；
4、最后，这些成果若是能够实践、输出、应用，再转移到 P 里面，成为一个「项目」。
更进一步，信息处理和任务清单，其实是必须要结合起来的。
比如：放进 P 里面的项目，我会把它进行拆解，分拆成可以行动的步骤，再写进任务清单的「本周安排」里面。
举个例子：我刚接触到一款不错的软件，那么可能会在 P 里面新建一页笔记，标题为「XX软件使用体验」。然后在前文的任务清单里写上「试用XX软件」和「记录试用体验」。
等我试用完成，我再把体验和感受，更新到笔记本的「XX软件使用体验」里面。
这样，就完成了一个流动的「流」，一个完整的闭环。
另外，我做任何笔记时，如果有一些行动的想法（比如查询某个术语），我会标上「td」（表示 todo）。这样，当我每天整理、检阅时，搜一下「td」，就能找到所有需要采取的行动，再分门别类写入任务清单里。
三、项目
这里的「项目」跟信息里面的 P 有什么区别呢？为什么要单独拎出来呢？
你可以理解为：信息里面的 P，是小项目 —— 比如一篇文章的构思，一个软件的试用……而这样的「项目」，是大项目。它一般长达几个月，有非常繁琐的信息和任务，需要不断去干预和跟进。
那么，我会在 P 里面，新建一页笔记，叫做「项目总控」，把所有这样的项目通过笔记内链放进去，作为一个总的索引。
然后，对每一个具体的大项目，我会再分别做一页笔记，把它分成三部分：
跟进：需要我主动去做的事情。
记录：每次有大的动作、或是取得了阶段性成果，就把它的概况记下来。
备忘：跟项目相关的信息，方便及时查阅。
还是拿智识营为例。在我的「智识营2.0」项目笔记里面，「跟进」，可能就包含诸如：还有哪几课的内容有待梳理；要加入哪些知识点；要出哪些资源分享和延伸阅读……；「记录」，可能就包含：几月几日完成某一课的录制，哪些地方可能是重难点，等等。「备忘」，可能就包含比较重要的链接，比如大本营地址，课件下载地址，总索引地址，等等。这样，这个项目进展到哪里，还有哪些要做的事情，就一目了然了。
下一步，就是把「项目」跟「工作」挂钩起来。
这里，项目笔记里面的「跟进」，是我用来整理思路的地方。每次需要推进项目时，我就把脑子里的想法列出来，纵览一遍。确实需要做的，写入「任务清单」里面；其他存在的问题、障碍、可能性，留在「跟进」里面，等待我进一步去加工和处理。
同样，在任务清单里，做完了一件事情，我会在每天结束前，对自己每天做一个回顾，再把重要的信息写进「记录」里面。
当一个项目彻底完成了，它里面的「跟进」和「记录」，就会成为我复盘的绝佳工具，可以为我提供当时的经验、思考和心路历程；它的「备忘」，也很方便我进行钩沉，找出之前用过的信息。
这时，我会给它的标题标上「已完成」，放进归档里面，或者留在 P 里面，以备不时之需。
四、生活
以上几点，就是我生活里较为主要的部分。接下来聊聊一些轻松的。
1、日记
我会在每天晚上大约9-10点，对自己的一整天做一个回顾，记录今天做的事情、学到的东西、留下的想法 —— 其实瞥一眼任务清单、项目笔记和 Inbox 就行了，很轻松。
这些日记放在哪儿呢？同样，我会在笔记软件新建一个笔记本，叫「日记」，再按照月份新建笔记：如「2019.11」「2019.12」「2020.01」……
这里要给大家推荐的一个小习惯，是：我会在每一页日记的最上方，留出一片空白，用来写「每周精华」。
什么意思呢？当我结束这一天的学习和工作，我会把那些最重要的收获和成长，写在这个「每周精华」里面。直到完成一个月的日记，凑齐了4份「每周精华」，再在上面写一个「每月精华」。里面留下的，就是这个月最精辟的总结和思考。
这样，当我打开「2019.11」这一页时，我先看到的是最上面的「每月精华」，再往下，是4个「每周精华」，接着往下，才是每一天的具体记述。
这可以非常有效地帮助你，对自己的生活进行总结、提炼和思考，更具体地看到自己每一天的成长。
2、财务
我自己试用过很多记账法，但全部以失败告终 —— 原因很简单：我实在受不了这样的生活：每一笔收入和支出都要巨细靡遗地写下来，如果发现账不平，就要去检索自己的账单，看漏了哪一笔……
对于我这样的懒人来说，这实在太麻烦了。
所以，我现在的记账思路，是这样的：采用「预算编制法」。每年给自己编制一个预算，然后每周、每月统计一下支出，大概看一下有没有超预算，就可以了。
这种思维，就叫做「黑箱思维」：我们把具体的出账入账看作一个黑箱，那么，只需要抓住起点（预算）和终点（总支出），就可以了。
具体怎么操作呢？
首先，一切支出都可以划分为「固定支出」和「可变支出」。前者诸如房贷，车贷，孩子教育费用，长辈补贴家用……这些支出每年基本是稳定的，不会有太大变化。
而「可变支出」呢，其实也可以分为两部分：正常值，以及异常值。
什么意思呢？其实，每个人的生活轨迹，大致都是趋于稳定的：每个月的吃穿用度，大抵会在一个平均值附近波动。所以我们主要跟踪的，就是那些超出了「日常生活」的「大额支出」。
比如：朋友结婚的红包，家里添置的电器，旅游费用，诸如此类。
所以，我的建议是：直接建立一张 Excel，分成三部分：
固定支出：每年所有的固定支出，直接算出一个总值。
大额支出：给自己设定一个阈值（比如500、1000），当每次产生超阈值的支出时，就记下来。
预算及日常支出。详见下文。
第三点非常简单。把所有可变支出绑定同一张银行卡，或者同一个账号。这样，每个月做总结时，只需要看一下当月的「期初余额」+「转入总额」，减去「期末余额」，再减去「大额支出」，就能看到自己这个月的「正常值」是多少。
用这套方法，你就可以摆脱繁琐、无谓的记账操作，任何时候审阅预算和实际消费，都能一目了然。
3、物品
每个人的家里肯定都有一堆物品。可能是你趁打折时淘来的囤货，也可能是你旅行时收集的纪念品……它们或许有用，或许无用，但总是免不了要面临一个问题：
家里的收纳空间越来越满，各种物品日益剧增；但需要用到某件东西的时候，却老是找不到。
所以，我会建议你用一个「四象限整理法」，来处理家里的物品。
简而言之，可以每个季度对所有物品做一次大整理，然后按照这个策略去归类、行动：
再配上收纳箱、收纳盒，贴上标签，就能做到井井有条了。
最后，附上一个简单的流程梳理：
一切策略都要保持一个平衡：足够轻巧，可以无需耗费脑力去践行；同时又足够完备，能够对生活起到规范作用。
另外，也要切记一句话：
一切方法，最终一定要以「适合自己」为导向。
一定不是人去适应方法，而是方法去适应人。
经授权转载至数英，转载请联系原作者
作者：Lachel。认知思维专家，多个跨界品牌创立者。
作者公众号： L先生说（ID：lxianshengmiao）
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