员工离职文件怎么办？泛圈科技企业云盘让你的数据不再“出墙”

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举报 2020-04-06

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“满园春色关不住，一枝红杏出墙来”。三四月份，又将迎来一波企业员工跳槽高峰。虽说员工离职并不是什么新鲜的话题了，但一些需要注意的事项还是不可忽视的。就拿企业内部文件来说，为了方便人员的日常办公，企业对人员共享、传输及存储文件的方式并未做过多限制。但当员工离职之后，这些分散在员工手中的敏感信息，就有可能会因交接不当产生工作断层，或因个人因素遭受恶意删除、带入新公司等。

中新网2018年3月26日电据台湾联合新闻网报道，台湾一名女研发经理于2014年被公司解雇，离职当天疑为发泄不满，在15分钟内删光公司1.4万余笔研发数据，致使公司损失惨重。企业该如何有效的防止离职员工带走或删除文件呢？唯有在企业部署了企业网盘之后，灵活的使用其功能才能从根本上解决离职员工所带来的隐患。Yotta泛圈科技企业云盘（详情了解：PLtangguozi）有效助力离职员工所带来的安全隐患问题。

一、集中存储
分散的存储模式，不仅在文件管理上给企业带来很大的麻烦，而且容易导致企业所积累的价值经验无法传承下去。所以在部署企业网盘之后，不仅要根据企业自身需求创建相应的文档架构，还需要督促员工把所有的公司文件都上传至云端存储，形成一种良好的办公习惯。对于日常的文件编辑、文件共享及人员交流协作等，能直接在企业网盘中进行更好。
二、分级授权
集中存储之后就需要考虑到分配问题，不同的职责所负责的文件也有所不同，所以在企业网盘中针对不同的人员及文件，设置不同的权限是很有必要的。且所有的公司文件权限必须集中把控在一处，否则就失去了“集中管控”的意义。且此处的授权分享不仅仅针对的是内部共享，给外部人员生成的外链，以及针对合作伙伴所添加的合作伙伴账号也包括在内。

三、监控文件记录
透明的环境不仅能够帮助人员快速的回忆起之前所做的工作，为即将要完成的工作提供便捷；还能够了解同伴或文件的实时动态，跟进项目的实施进度等。对于一些内部的重要文件可设定相应“关注”，当文件被修改或被下载时，可第一时间接收到消息并能及时做出预判。而所有被删除的文件将被存放在管理员的回收站中，删除者信息及时间也一并被记录下来。
四、备份数据
企业云盘可设置自动备份功能，对本地文档进行定时或直接备份，开启此功能，您无需担心由于系统异常造成的文件丢失。；而且附带的客户端加密、传输加密、服务器存储加密等，在很大的程度上提高了文件的安全性。
五、及时封锁离职员工权限
设立了多重文件删除机制，即使员工恶意删除，文件也能安全找回。对员工离职设立了多种处理方案，保证文件的可传递性。