怎样减少企业中那些惊人的“无效工作”？
我们要不断地反思：此时此刻在做的事情，是不是真的创造价值？哪些习以为常的行为，其实是偷走绩效的元凶？
口述：孙建华（南京富美服饰有限公司董事长）
整理：庄文静
来源：中外管理杂志（ID：zwgl1991）
疫情发生以来，大量企业一方面要保持“低能耗”，比平时更加注重投入产出比，另一方面，很多企业也或主动或被动地进入转型期。但即使如此，企业中那些惊人的浪费，依然没有被重视，甚至被意识到。
企业中大量存在的“无效行为”，会不会成为压垮企业的最后一根稻草？
那么，公司中“没被意识的浪费”包括什么？究竟怎样向无效工作发起挑战？在当前的管理优化中，有哪些偷走绩效的无效工作？
你的企业中，有多少人不直接创造价值？
在管理中，我不断思考：
此时此刻在做的事情，是不是真的创造价值？企业中真正创造价值的是谁？
有多少人不创造价值，或者不直接创造价值？
举个例子，某个城市建了个大公园，为了管理这个公园，建了个传达室，安排了一个值班员。结果一个人盯班吃不消，就安排了三个人换班。公园还安排了环卫工人，陆续增加了四个人，结果有人开始偷懒。后来，这七八个人吃饭就成了问题，还建了一个餐厅。然后，餐厅又请了一个厨师，由于买菜不规范，就找了一个兼职买菜员和财务人员……这支队伍越来越庞大。
我们的企业又何尝不是如此？
我曾经说：一个企业质量管理人员越忙，这个企业就越没希望。
有一个广告语说：“我们的维修人员没事做”。这个创意真是太棒了！如果我们的品牌，如果不用客服和维修岂不更棒？毕竟从本质上看，质量管理人员本身并不创造价值。
所以，我认为一个企业里的质量管理人员越少，说明这家企业就越优秀。
所以，我们企业一直不断地宣扬：极致地做好自己，不给别人添麻烦；极致地做好自己，执行不打折，要第一时间一次性把事情做好。
因为虽然认真做事可以把事情做对，但只有用心做事才能把事情做好。
唯客户是从，小心“穷折腾”
我们公司有一句话：客户不是上帝。因为把客户当上帝，那就会“唯客户是从”，就不会有自己的客观判断，还要千方百计地去跟随客户去折腾。中国有句俗话——穷折腾，说的就是折腾折腾着就变穷了。
有一次，我看到公司的平面设计人员在抠图。我问他你为什么要抠图？他说，拍照片哪有不抠图的。我问他，为什么？他说因为旁边有不干净的背景。我问他,那为什么不直接把现场背景打扫干净？！
这位平面设计人员所做的就是无用功。我们算一下，他平均1年要抠1200张产品照片，每张照片10分钟，算下来1年有25天的工作时间在做这些无用功，但公司一分钱没少给他。你说付给他的工资值不值？
所以，我们要不断的反思，我此时此刻在做的事情，看似正常的工作是不是真的在创造价值？
在我们公司有这么一句话：客户不是上帝，但要在专业基础上给予尊重。试想，客户那儿也有刚毕业才几个月的新员工，他们的一些指示，如果我们都奉为圣旨会怎样？唯客户是从，就会让我们失去自己的客观判断，还得千方百计地去跟随客户去折腾。
想想我们自己20多年来的经历，难道你的经验比不上一个刚出茅庐的小设计师，所以我们要自信，不能盲从，我们需要专业服务，而不是把客户奉为上帝。专业地服务好客户，不仅可以降低成本，还可以得到客户的信赖。
所以，一味地满足客户，不仅自己的工作没有乐趣、没有价值、缺少尊严，也得不到客户的信赖。
因此，专业地服务好客户，从而获得客户的信赖，是可以大大的降低成本的。
没有信任也会偷走绩效
说到信赖，我想起一个案例。
大概在10年前，我参加过一家上市公司的供应商大会。这位老板在600人的大会上慷慨陈词，他说3-5年，我们要做到有多少家店铺。而当时网络销售开始兴起，按照过去的业绩推断，这个目标基本上是完不成的。老板问供应商：各位如何帮我们提升50%的利润？
有些供应商提供了几个建议。我当时听到这个问题就有点不爽，在我看来，这个老板的格局会直接影响企业的命运。但我依然提出了建议，就4个字：提前付款。大家都盯着我，感觉我像傻瓜一样。
我解释道：一般企业是产品出货后45天付款，而你们是60天甚至更长才付款。如果你们改为30天，甚至预付定金，相信任何一家企业给你降低5%的价格都不成问题，因为所有企业最担心的就是出货以后不能及时收款。
通常，人之常情是：你把钱都先给了我，我得对得起你的那份信任，力争做得更好，即使价格低一点也无所谓。这5%的利润不就轻松出来了吗？假如一家企业原本有5%的利润，现在成本又降低了5%，这个利润率不就增加了100%吗？如果当初利润率是10%，现在多了5%，那不就增加了50%吗？
所以，我认为没有信任也会偷走绩效，喜欢拖欠货款的企业，利润一般也不会太好。
警惕一年上万小时的无效会议
一家企业，会议是必须的。但很多会议是无效的，无论是小公司还是大公司。那么，如何让一次会议更有效？
首先，一定要明确：会议不是讨论问题，而是做决策。即使有讨论的环节，也应该是基于一两个想法或是一个蓝本，并在这个基础上，进行优化和形成决策意见，而不是无中生有。
而不是没有一个蓝本去讨论，往往没有结果，即使有结果，也没有效率。
其次，是“相关人员”参会，而不是按级别召集参会。先谈公共话题，再谈个性话题。与个性话题无关的人，可以在公共话题结束后，先离开。否则浪费时间。
再次，会议有记录，形成决议，有责任人和时间点。就像是一次读书会，你要明确学到什么，收获了什么，企业和个人有什么行动。因为对任何人，没有行动的感悟，大都是没有意义的。
有专家分析：大多数会议，70%是无效的。如果一个公司有200人，平均每人每周有2小时的会议，那么每年就是2万个小时的会议，假如70%是无效的，那么就是近1.5万个小时浪费了。
别让“计划”和“跟催”偷走绩效
浪费也存在于生产计划中。对于一家出口型企业，有多少企业能把亏损控制为零呢？有多少企业能抓住一次该抓住的呢，这并不太容易。而该抓住没有抓住，其实就是损失。
举例来说，一个订单要求30天完成，而按照计划和常规要45天交货。一两次订户无所谓，但时间长了，基本上交货都是40-60天，那么从此以后，30-40天的订单就不会再发到我们这里。这也就意味着，我们就失去了这个客户。长此以往，公司就要等死。
所以，什么是竞争力？就是即使有1%的希望，也要做100%的努力。
做生产计划不是排队，而应该是统筹安排，是想尽一切办法，把为客户解决问题的综合能力。
随后，跟催也是一种无情的浪费，它同样不创造价值。
优秀的企业总是按部就班、平平静静。而差劲的企业是热火朝天、全民皆兵。生产链中，如果经常有某些环节掉链子，整个系统都会失控，到最后交货来不及，就会全民皆兵，似乎团队精神爆棚，实际是管理混乱。
平时的交货期总是拖延，而到了大年三十，再难出的货也出了。看来，还是平时的工作没有抓紧。一个员工一天有多少时间被别人盯着催着，又有多少时间在催着别人。我的公司有员工特别辛苦，1天8个小时，其中至少有5个小时在电话中。你说，还剩3个小时他能做什么？
在企业里，有些人似乎很忙碌。但是真正忙出效果了吗？
杜拉克曾经说过，一家企业中，越是看似不可能取代的人，越要将其取代。因为过于忙的人，特别被迫忙的人，不善于打造制度、体系、平衡，也不善于预防，也不善于培养人。更不舍得授权。
如果每个人每个岗位都能极致地做好自己，需要别人来催你吗？跟催，其实是一种时间的浪费。
接下来，就不能不提生产过程中的等待了，它也是一种极大浪费。
我们曾经有一款产品，按照工艺指示书排产量只能做到30件。但我觉得应该可以做到55件，但是所有管理者都认为，再怎么努力也超不过45件。我不服气，就制定了一套激励措施，结果快的一组做到72件，慢的一组也做到了63件。如果排产量按照最快的8折计算，那么至少也达到了55件。
后来，大家总结高效的原因，是因为他们不喝水、不上厕所，并且面辅料还能及时到位，一点也不用等待。“不用等待”可以提升约60%的排产量，这个效率提升多可观啊！
其实管理就是发现问题，解决问题，预测问题。
所以，消除生产过程中的等待，是提升效率的利器。生产过程中的等待，是被忽视的浪费。既然是浪费，就不能不说到高级管理层。
管理者自身的无效工作
先说说财务，它的功能在我看来一是记账，二是管理，管理就是要做预算、做分析。
但大多数企业的财务经理，无非是给出一大堆统计数据，今年比去年增长或下降了多少。很少有财务人员能告诉你：风险在哪里，如何管控，更不要说下一步的行动建议或计划了。
缺乏分析、预测的数据堆砌，对行动没有参考价值，这些数据只是死的数据，又有什么意义呢？
对于财务来说，也照样花了不少时间做工作，但价值有限。而通过数据挖掘其中的价值，避免企业的风险，进而把不可控的风险变为可控的风险，才是财务的价值所在。
最后，说到惊人的浪费，大家往往忽视了最高管理者。比如：审批，有时一张票据上有好几个人签字，真的出了问题，好多人都不清楚怎么回事。前面签字的人想，反正后面有大领导把关呢；后面的人想，反正前面的人签了字的，应该没问题了。结果谁也不负责任，一年到头几万张票据，做了这么多无用功，有多大意义？
几乎所有企业在支付款项时，最后都要一把手审批。本来欠人家钱都是难为情的事，但凡符合条件的，按规定执行不就行了？何必劳烦老板大驾？
再比如，领导工作要卓有成效，就一定要用人所长，将长处发挥到极致，并不断赋能。如果对一个岗位求全责备、不断换人，也会是企业一大损失。
企业中的浪费太多了，所以，我们要不断用挑剔的眼光去寻找它，杜绝它。
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