这五大协调机制让组织运转更高效

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举报 2021-04-28

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小到手工艺品制作、大到载人航天，任何有组织的人类活动都具备两个基本且互相对立的要求：一方面要把这个活动拆分成不同的任务，另一方面又要将各项任务协调整合起来，以便实现最终目标。
而事实证明，协调是一件非常复杂的事情，有各种不同的方式，而这些方式就是我们常说的“协调机制”，主要包括相互调节、直接监督、工作流程标准化、工作输出标准化、员工技能标准化5种，这5种机制是组织结构的最基本元素，它们共同作用，将组织聚合在一起。

下面将依次对这些元素进行简要介绍。

一、相互调节

相互调节是指通过非正式的简单沟通实现对工作的协调，工作者通过相互调节来掌控工作进度，这是一种非常简单的协调机制，所以非常适合在最简单的组织中使用，比如独木舟中的两名桨手。
除此之外，相互调节还能在非常复杂的组织中使用。
例如要将宇航员送上月球，这样的活动需要令人难以置信的、精细的分工，需要数以千计的专家来从事各种不同的工作。这么多性格、特长各异的人从互相陌生到相互协同并进，肯定是离不开相互调节机制的。
所以，尽管其中也有其他协调机制的配合，但登月的最终成功，靠的仍然是专家们在未知道路上互相适应的能力，这和独木舟上的两名桨手需要相互协调没什么不同。

二、直接监督

直接监督是靠一个人对他人的工作负责，向他人发布指令并监督其行为，从而实现协调。
一般来说，当组织的发展超越了最初的简单阶段，不再是十几个人的简单小作坊时，它就会倾向于运用第二种协调机制。实际上，这就是通过监督者的一个脑袋来协调数双手。

例如在足球队的结构中，队员们有着明确分工：11名球员在比赛中的职责、位置，甚至是身体素质的要求，都是各不相同。这时，光靠队员之间简单的相互调节，是无法充分协调他们的任务的，所以主教练或是队长会呼叫队员的名字，协调他们之间的任务。

当然，不采用相互调节或直接监督的方式，也可以对工作进行协调，这时就要靠标准化了。一般情况下，流水线上的工人和医院手术室中的外科医生从不担心如何跟同事协调——他们只需要知道从同事那里接过什么，并如何继续干下去。
人们可以对工作流程、工作输出或员工的技能和知识进行设计，从而满足预定的标准。

三、工作流程标准化

当工作内容明确或程序化时，工作流程就可以实现标准化，就像组装流水线一样，会长期采用标准化。
如面包房的馅饼师，每天要数千次地将一个长勺伸到装有馅饼料的桶中，然后再将馅饼料撒在旋转台上的馅饼壳中，至于桶中装的是樱桃、蓝莓还是苹果，对他来说毫无不同，其工作的协调是由设计这个旋转台的人设定的。

四、工作输出标准化

当工作的结果（如产品的尺寸或性能）确定时，就可以进行输出的标准化。
比如打车的时候，乘客不必告诉出租车司机如何开车或者从哪条路走，只要告诉他目的地就可以。
输出得到标准化后，任务之间的协调就确定下来了。
就好比在装订车间，在甲地印刷的图书正文可以完美地跟乙地印刷的封面装订在一起。类似地，公司各部门经理都是根据绩效标准与总部进行协调，总部明确地下达各个季度要实现多少利润、増长幅度，至于如何实现，就由各部门自己来决定。

五、员工技能标准化

如果从事某一项工作所需的培训要求非常清楚，就可以对员工技能和知识进行标准化。有时工作本身和工作输出都无法标准化，在这种情况下如果还要求通过标准化进行协调，那么解决办法就只能是将劳动者标准化。
通常，员工在加入组织之前就经过了培训，就像医院直接雇用医生一样。这些组织将准员工恰到好处地融入工作项目中，并使他们成为协调的基础。
从表面上看，员工们是自主地在工作，但实际上，他们都是做了充分准备的。
因此，技能的标准化间接地实现了工作流程和工作输出标准化所直接实现的目标。麻醉师和外科医生在手术室为病人切除阑尾时，他们几乎不用交流，凭借其接受过的培训，他们就知道应从对方那里接过什么器械，所以，技能的标准化实现了大多数的协调。

五大协调机制发展历程

以上常见的5种协调机制之间，有一个大致的发展顺序。

比如一个人单独工作时是不需要任何协调机制的——因为所有的协调都在同一个大脑中进行。

但如果有了第二个人，情况就发生了质的变化，因为此时协调必须跨大脑进行。一般来说，在一个小组中并肩工作的几个人倾向于以非正式的方式相互适应，也就是说他们互相协调。
但随着公司的发展壮大，进行非正式协调变得越来越困难，因而需要有领导者来控制组织工作，这实际上是又回到了一个脑袋上，由他来规定别人的工作，此时，直接监督成了主流的协调机制。
之后，随着工作的进一步深入，另一个重大转变出现了，这就是标准化。倘若工作比较简单和常规，组织会试着用工作流程的规范化来实现内部的协调；但如果工作较为复杂，工作流程的规范化也无用武之地，组织就被迫转入对工作输出的标准化，即规定工作的结果，靠员工自己控制实现结果的过程。
而对于一些极端复杂的工作，工作输出也很难标准化，组织就只能勉强进行员工技能的标准化。

不过如果事实证明，组织中各项任务都无法标准化的话，那就只有使用最简单但适用性最强的协调机制——相互调节。
就像前面提到的那样，面对极端复杂的情况如果想圆满地完成任务，再资深的专业人士，也必须进行非正式的沟通。
至此，可以发现，在特定的条件下，组织需要特定的协调机制。从某种程度上来说，5种协调机制是可以相互替换的，但这并不是说任何组织只能依靠一种协调机制，恰恰相反，大多数组织都会混用所有的5种协调机制。至少，不管是否运用标准化，一定程度的直接监督和相互调节总是必不可少的