如何高效的组织一场线上会议 | 8个实战技巧
作者：曹燕清
会议成本= 平均时薪×3×2×开会人数×会议时间（小时） |
请允许我用这样的一个公式作为开篇，2020-2021整个两年，多到无数的线上会议原来成本如此之高。（公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。（百度了解 不多解释））
我们先来简单的算笔账：假设平均时薪在90元，开会人数8人 ，会议时长为1个小时，会议成本高达4320元。而我们在真实的工作中，会议时长却远远大于1小时。
随着后疫情时代的到来，催生了一大堆会议软件，目前在国内比较常用的腾讯会议、阿里钉钉、字节飞书，外企常用Teams和Zoom为主要线上会议工具。
经常和圈子里的朋友探讨线上会议的未来，大家都认为线上会议是疫情催生的产物。但随着疫情的控制，线上会议频次终究会下降。确实站在会议效率和国情文化方面看，线下会议依然如此重要。但对于线上会议是否走向消亡，答案不言而喻。
目前来讲，线上会议的发展与应用，只能算底层逻辑打通，更像是当年的温饱，随着人们的习惯和技术的更迭发展，必定走向小康。
梁建章探索的混合办公制模式已有成效，“3+2”模式的推崇势必会影响更多的企业。推出此类型的混合办公制，毕竟除了节约房租成本以外，还能大幅缩减离职率和提升生育率，节约企业成本的同时，响应了国家号召。这样的结果就是，线上会议的场次还会直线式上升。再加上线上会议，可以大幅度降低不必要的差旅。
综合以上，我个人对于线上会议未来的发展是看好的，也确信线上会议的多元化发展，必定能帮助更多的企业趋于更新的关系。
所谓的会议
不过是一群彼此不能被说服的人
在努力呻吟而已
——魔王子《霹雳布袋戏》
线上会议虽然给企业和员工带来了便捷，但组织一场会议，只会让组织者精疲力竭。今天不讲技术（找时间再讲），往往一场简单的线上虚拟会议，却不能达到组织者的会议目标，要么部门扯皮，要么意见不同，要么都是点子。最终都无法达成一致的目标共识。大部分的会议结果都是草草了事，组织者精疲力竭，参与者苦恼不堪，疫情严重时在家办公人员，找不到工作和生活的边界感。
所以线上会议如何更加高效
便成为了每个企业都亟待要解决的问题
作为一家服务商，疫情的到来，从线下组织到线上组织会议这两年多，服务了多家企业的跨国会议和千人线上沟通大会，从实战中总结了8个线上会议技巧，今天分享给大家，希望能帮助企业大幅降低会议成本，同时使得每一场会议都变得便捷、安全和高效。
✎01.
会议是否有必要
是否有必要，这是一个问题，也是组织者往往忽略的问题。无论大事小事，“拿出问题，会上解决”好像已是每个人达成的共识，然而这个问题到底有没有必要组织会议去解决，却是少有人曾想过的问题。
记得印象最深的一次，主办方因为一个议程ppt，组织了一场2小时的会议，期间还等待了几名无法及时上线的决策者，最终2个小时完全浪费掉。
为什么我会说是浪费，因为就是几个邮件就能搞定的问题，议程已经明确在上次会议中确定内容，编辑整理完毕后本可以用邮件确认就可以。这就是一场没有必要的会议，一场非常低效的会议。
记得还有一周都有会议，而且全部是同样的跨国测试会议，主办方每天都会组织1小时会议来测试相同的内容，虽然能理解由于参会者在不同的国家，就会有不同的时差，但对于组织者来说，这也是几场低效的会议。
本可以根据不同洲把时差接近的国家安排在同一时间组织测试，减少会议场次的同时，节约出更多的时间用于其他工作。
作为一名组织者，首先要问自己会议是否有必要？如果只是文件的确认、大量的文件往来或保密性内容，就用邮件来解决，再次组织会议来确认就是非必要的低效会议。
同时相同会议内容，尽可能提前协调组织同时进行，发现问题，同时解决，不要把过多的时间浪费在重复的事情上。
✎02.
谁真的需要到场
会议本身是密集性的，如果你需要解决问题，就一定要明确关键性人物，不要因为一场会议占用大量他人的时间。这里我们回顾一下开篇的公式，会议成本 = 平均时薪×3×2×开会人数×会议时间（小时）
大多数组织者错误的认为组织一场1小时的会议，如果会议是低效的，浪费的只是一小时。但从实际上来说，浪费并不是一小时，而是开会人数×会议时间（小时），比如10个人开会，浪费的是十个小时。
所以从以上公式可以很好的量化，在组织者组织一场会议时，浪费掉公司、客户、员工多少时间，再结合以上的公式计算，就明确的知道这次会议的成本到底是多少。
当你需要组织一场必要的线上会议时，所以第二步一定要明确——谁真的需要到场。
不同部门或者说不同分工的人群，只需要找到他们每个部门（项目小组）的代表参加就好，然后代表会过滤掉非必要信息，准确的传递给自己部门（项目小组）就好，这样做的结果就是既不浪费大家的时间，也不会让非必要参会者觉得苦恼，从而让一场高效的会议确保他们的利益。
✎03.
我们期望是什么
这里指我们要达成的会议目标是什么？我们期望参会者给予什么样的结果？就是我们常说的会议议程。
例如
我们期望解决哪几个问题？
期望他们提升哪些建议？
期望获得一个什么样的结果等~
刚接触线上会议时，我在没有发现这个技巧之前，对于短会还行，只要30分钟以上的会议，每次都无法达到既定目标，都会遗留一些问题再在线下讨论，我们经过内部讨论后决定，长会要做一个会议议程提前发送给客户，几次之后效率变得越来越高，参会者都主动的不在偏题，积极高效的解决问题达成共识，我们惊奇的发现议程原来如此高效。
这里最重要的就是组织者，需要准确的把这份议程传递给参会者，让参会者明确的知道，他们到底为什么会聚集在这里。
对于一个30分钟以内较短的会议，目前还用不上详细的议程，但对于30分钟以上的会议，一份详细的议程变得尤为重要，且在会议前需要传送给参会者，这样做的好处，就是大家已提前明确会议目标，也许1小时的会议会在30-45分钟内就可以高效达成目标。
✎04.
发送邀请便是会议的开始
我们要明确：组织者发送一个会议邀请的同时便是会议的开始。
为什么我会这么说，假设你有一个20页的ppt，需要在会议上展示给参会者，之后用5-10分钟沟通来达成会议目标，无论你是展示给领导、客户还是员工，这么短的时间内，都不可能达成你期望的目标。
如果你从一开始就知道，发送完会议邀请的同时，便是会议的开始，你就会把这份ppt发送给参会者，并期望他们能在会上反馈和达成既定目标。
这样的结果就是，他们在会议开始前这段时间，把20页的ppt全部看完，针对于目标已有反馈，一来会上你无需浪费更多的时间阐述内容，只需重点讲述。二来可以高效快速的获得参会者的反馈，最终达成会议目标。
当然了，如果在会议之前，因为你的提前发送，参会者已有反馈且一致，其实已经达成了你的目标，那么这个会议就可以完全取消掉，日后类似的会议就没必要再次组织。
✎05.
线前要私下沟通会议目标
如果你是在组织一场大型的线上沟通会议，或是组织一场敏感性主题的会议，线前沟通就变得尤为重要。
你需要和一些关键的决策者提前私下沟通，表达你的观点和会议目标，期望会上能和你的目标始终保持一致，希望他们给予你支持，努力争取到他们的观点和建议，从而真诚对待及解决问题，最终达到目标一致性。这样你会在敏感性主题会议上变得相对轻松，且能快速高效的达成目标。
✎06.
积极且有礼貌的管理会议
即使你费尽心力的制定了一个完美的议程，但作为组织者，你也要学会积极且有礼貌的管理会议，以确保每位参会者都在正确的主题轨道上。
会议上我们经常会讨论出一个好的点子，或超时的激情演讲者，虽然我们不能扼杀他们好的想法和激情。
但是很多时候，我们不仅要关注参会者讨论的主题是否偏离，还要考虑到每位参会者的权利平等，不能因为偏离议程的好想法，和对于主题探讨的激情演讲，就不予理会，这个时候你需要很有礼貌的，通过提醒或打断演讲者来管理会议。
比如：对着镜头举手示意、利用软件自带的白板去提醒、或者口头提醒：”这是一个非常好的观点，但时间有限，我们再听听***对此的想法，然后再回到你的想法，您看这样好吗？“。
✎ 07.
会议期间商定下一步并记录
这个太重要了，一场会议的成不成功就要看后期的执行。你应该很熟悉，每次会议结束后商定好了下一步，却迟迟得不到回应。甚至各部门或者同事间，因为谁负责相互扯皮。
所以作为组织者，你要明确会上商定好责任人，下一步要做哪些工作，并且记录会议简要，会后以脑图、Excel或word的形式发送对方，明确分工和时间推进表，这样做的结果就是凡是有回音，事事有落实。
尤其作为领导你要培养员工这样的好习惯，无论在企业对客户、企业对员工、部门对部门之间，都是一个很好的技巧。这里我也要感谢我的一位客户，逼着我培养了一个良好的习惯，现在来看都是感谢。
✎08.
轻松愉悦的环境中进行
会议——组织者期望达成目标，参会者一听头大。所以不论是线上会议还是线下会议，我们总是希望能在轻松愉悦的环境中进行，把目标和内容准确的传递给参会者，同时收集到参会者有用的反馈和观点。
如果你是在线下，不妨带一点咖啡甜品去开会，也可以理解为小小的”贿赂“，但这份”贿赂“会让这次会议变得高效有用。
如果你是在上线，不妨开篇试图让自己变得很幽默，也可以理解为”取悦“，但这份”取悦“会让会议变得轻松欢乐。
所谓的会议
不过是一群彼此不能被说服的人
在努力呻吟而已
——魔王子《霹雳布袋戏》
并非每个主题都需要进行会议，虽然每场会议都是在努力呻吟。但你确定需要一场会议来达成你的目标，不妨尝试下以上8个技巧，以确保你的会议变得高效且富有成效。如果你还有其他好的技巧，请在留言区分享给大家。
如果你觉得我对你有所帮助，不妨关注下公众号「创意怪圈」，且分享出去，让更多的人学以致用。
转载请在文章开头和结尾显眼处标注：作者、出处和链接。不按规范转载侵权必究。
未经授权严禁转载，授权事宜请联系作者本人，侵权必究。
本文禁止转载，侵权必究。
授权事宜请至数英微信公众号(ID: digitaling) 后台授权，侵权必究。
评论
评论
推荐评论
暂无评论哦，快来评论一下吧！
全部评论（0条）