如何把活动风险归0？躺着就把活动办了
今年的恶劣天气、舞台事故频发，这对举办活动都带来了一定的影响。不过有经验的策划人都知道，举办一些中大型活动，由于现场的人数较多，当天避免不了一些突发情况的发生，可能是恶劣天气、打架斗殴、嘉宾缺席、舞台事故…为了避免发生这种情况，策划人就要在方案里提前做好活动应急预案。
那么，一份完整的活动预案，需要策划人从哪些角度去考虑呢？
今天猫妹妹就给你们带来了一份超详细的活动应急预案，包含现场人员保障、VIP接待、预案保障、礼仪培训&兼职人员管理四大板块。
关注黑猫会，文末免费领取！！！赶紧先收藏，再往下看~
一
现场人员保障
主控台管理
1、按照要求参加现场彩排，清楚全场流程及各环节画面、音效、灯光的要求；
2、活动期间，负责整体控台区域工作，使画面、音效、灯光完美配合和切换。
视频控制
1、按照要求参加现场彩排，清楚全场流程及各环节画面要求；
2、活动期间，负责全场视频画面的切换，使画面与流程完美配合和切换。
音响控制
1、按照要求参加彩排，清楚全场流程、各环节音效要求及舞台话筒的摆放调试；
2、活动期间，负责全场音效的切换和话筒的管理，使音效与流程完美匹配和切换。
灯光控制
1、按照要求参加现场彩排，清楚全场流程及各环节灯光要求；
2、活动期间，负责全场灯光的组合变化，使灯光与流程完美匹配和切换。
现场总控
1、确保从最开始了解和清楚活动各方面的需求和要求；
2、带领搭建团队提前到场完成场地搭建，确保搭建无误；
3、活动期间负责对接主办方、场地方、活动方等各方面要求，整体把控全场工作，及时发现问题、解决问题等。
搭建管理
1、所有搭建项目的监督搭建，确保在指定时间节点之前完成所有项目和检查；
2、现场随时关注搭建项目的情况，及时解决突发问题。
道具管理
1、活动前期，清楚掌握现场所需物料清单，并对物料进行打包管理；
2、活动期间，负责签到道具、论坛沙发、嘉宾桌卡、同声传译器等一系列道具的管理、摆放、搬运等；
3、活动结束后，负责道具的回收和运输。
后勤管理
1、员工、嘉宾接送车辆管理，确保指定时间到达指定位置和所有人准时上下车；
2、茶歇用餐的对接管理，按时摆放到位，及时补充。
安保管理
1、配合安保部门做好安保力量的分配和指引；
2、现场根据情况调动安保力量，预防突发问题。
机动人员
1、辅助道具人员完成所有道具的摆放和回收；
2、在现场随时待命，各岗位如有问题需要人员补充，机动人员第一时间进行补充。
主持人
1、提前一周，开始熟悉会议主持串词；
2、按照要求参加现场彩排，对全场活动进行串场彩排，及时纠正问题；
3、会议开始前，进行画外音提示会议即将开始；
4、做开场致辞，介绍到场来宾及活动情况；
5、做好全场串词工作，
6、按要求着装，标准语言主持。
礼仪
1、按照要求参加现场彩排，清楚自身展位和工作任务；
2、活动开始前，引领来宾到达签到区进行签到，并向来宾发放嘉宾证；
3、引领来宾入场，活动开始后在舞台两侧展位，引领相关领导上台致辞；
4、在仪式等环节，负责部分道具的上下场，保证环节顺利进行；
5、活动结束后，引领来宾按照路线上场；
6、按要求着装，统一站姿，微笑接待，坚守岗位。
摄影保障
摄影摄像将根据此次活动内容，提前做出拍摄流程预案，保证拍摄有章可循。不能站在舞台上拍摄，不能抢领导镜头拍。
同时为延续活动热度，活动开始后的两小时内，快剪现场的美图及10秒小视频等都要发布，用于发布会的后期宣传。
二
VIP接待
VIP专用停车位规划
1、提前与场地方协商，规划VIP停车位；
2、安排停车管理员，根据实际情况做好停车接待工作。
VIP入场通道
1、提前考察酒店停车场到VIP室及会场的通道，制定VIP通道路线图；
2、针对复杂的移动路线，制定移动行走方案，通道沿途摆放指引牌并安排工作人员。
VIP室内接待
1、提前安排礼仪熟悉VIP室接待工作，明确工作细项；
2、根据VIP级别提前安排休息室座次表；
3、提前安排摄影摄像，沟通拍摄内容；
4、提前安排好VIP室茶歇服务。
VIP室内专访安排
1、针对实际的专访需求，提前与酒店沟通VIP室的翻台工作，保证会议最后媒体专访有序进行；
2、安排专访环节摄影摄像工作，提前沟通所需拍摄视角内容。
VIP参与环节备忘录
1、提前安排工作人员对VIP参与环节一对一沟通；
2、会中安排工作人员及时提醒。
三
预案保障
1、应急预案
活动中如遇突发事件，需迅速联络区域负责人，按指示处理，不要引起可疑人员注意。现场工作人员，发现人、各区域负责人员分工明确，镇定指挥，及时疏散人员及物资，维持秩序，保障后续活动照常进行。
2、疫情预案
成立疫情防控专项小组，含体温检测、疫情摸排、后勤保障、联络接待、应急处置五个工作组。
防控物资准备：疫情防控所需足量物资，主要包括口罩、体温检测仪、隔离线桩、洗手液、消毒液、医疗废弃物专用垃圾桶等。
3、消防预案
消防保卫人员要熟悉附近情况，知道电闸箱、消火栓、位置并会使用。 舞台两侧也须配备，如发现火点，执行公司及保安公司、参展商相关人员应立即拨打119，并且组织疏散参会人员。
4、安保预案
现场必须要保留消防通道，确保通道无消防阻碍物。其次加强人手重点维护人流密集区域的人员安全。同时安排安保人员在观众区、舞台区的四周巡视，如遇重大突发事件，安保人员应最快地疏导人员分散撤离。
5、医疗预案
现场设置紧急医疗箱，准备常规药品，如防暑降温药风油精、创可贴等。了解活动距离最近的120急救中心的路程以及救护车响应时间。
6、EHS保障预案
1、有搭建物料符合规定防火等级（B1级以上），木质结构做防火处理
2、装置、过线槽等不遮挡防火卷帘
3、装置、过线槽等不遮挡紧急疏散指示灯（包括灯的连线）
4、活动多天搭建，加设围挡，整理好物料，并用整块灰色不透光布完全遮挡。
5、地面铺地胶应保证揭掉后无留胶。
6、如商场天棚有消防水炮，灯光避免直射、扫射到消防水炮，以免发生喷水事故。
……
7、区域管控预案
舞台表演开始时，严禁现场非工作人员靠近设备电源及舞台后方，现场将采用一米线将活动区域及工作区域进行严格划分，同时安排巡场工作人员在演艺环节进行实时检查。
8、食品预案
美食摊位提前进行招商，指定食品品类及价格区间，要求供餐商家提供公司简介、营业执照及税务登记、具体产品的文字及图片描述、供货商宣传等，整体提高餐饮的品质与品位。
9、天气预案
至少在活动的前三天，定期查看活动当天天气预告，活动现场准备的遮阳伞可以融合活动风格。如遇阴雨天，提前购买一次性雨衣、防水布等物料，活动当中如突然降雨， 最大程度疏散人员，快速撤离不防水的物料。
10、拥挤踩踏疏散预案
在来宾周围及主要通道处安排工作人员及保安，有序入场和退场，如场内发生混乱时，工作人员迅速引领领导到VIP休息室，并对场内人员进行引导和疏散。
11、打架斗殴预案
如场内发生混乱时，安保人员应立即制止冲突，并报告安保组长，将冲突人员和普通观众进行区隔。如安保团队难以控制，应立刻报警，并采取录音录像等方法记录现场。
12、活动临时改期预案
活动临时改期，则由活动主办方协调确定活动的最终日，通过专人及时通知特邀嘉宾，并说明改期原因和活动的最终日期；其他参会人员可通过手机短信的形式告知。
四
礼仪培训&兼职人员管理
兼职工作人员注意事项：
1、对于需要帮助的参会嘉宾，应主动予以帮助或告知相关人员提供帮助；
2、有义务对活动现场所有搭建物、制作物、AV设备等进行看管及保护，有义务阻止其他非项目组工作人员对于上述设备的杰出与操控；
……
关注黑猫会公众号
回复关键词【预案】
即可免费获取
转载请在文章开头和结尾显眼处标注：作者、出处和链接。不按规范转载侵权必究。
未经授权严禁转载，授权事宜请联系作者本人，侵权必究。
本文禁止转载，侵权必究。
授权事宜请至数英微信公众号(ID: digitaling) 后台授权，侵权必究。
评论
评论
推荐评论
暂无评论哦，快来评论一下吧！
全部评论（0条）