借助SCRM系统实现活动管理的标准化流程（SOP）
各位市场部的小伙伴大家好！
线下活动（展会／会议）是B2B企业获客的一个至关重要的渠道。积极参加各种展会／行业会议，除了宣传企业形象、维护和拓展客户以外，也可以达到了解行业信息、市场现状、分析市场变化、寻求新机会等目的。
活动策划从流程来说，我们首先要做好宣传，传播活动信息，吸引报名和参观者；其次在活动进行的时候要吸引更多用户来会场、展位咨询驻足，了解产品信息，参与现场互动；活动后可以通过一系列举措吸引用户继续参加线上互动。总之为了通过活动达到较好的商机转化效果，活动策划者必须在活动的前、中、后都进行精心的准备、策划和安排。
本期文章，我们将会围绕着聚加互动的数字营销系统（SCRM）如何赋能线下活动前、中、后各个环节进行展开，提升活动的宣传效果、获客效果、互动效果，以及客户满意度。同时，让组织方得以收集更加具体的客户数据，通过系统自动追踪，实现用户标签化，绘制完整的360°用户画像。
作为数字化营销系统的服务提供商，聚加的服务宗旨是：我们卖的不是工具，而是结果。我们致力于帮助客户将我们的营销系统用起来，赋能营销工作，并且为客户带来实实在在的价值。这也是我们撰写这篇活动管理标准化流程的初衷。
如果您还未使用我们的系统，我们强烈建议您阅读本篇文章，了解我们如何借助系统赋能活动管理流程；如果您已经是聚加系统的客户，请联系您的客户经理，他们将会帮助您制定专属落地策略。
下方是完整的营销系统赋能活动全流程的标准化流程图：
(活动标准化流程图)
接下来，让我们详细介绍活动前、中、后的赋能方法。
一、活动前
(活动前标准化流程图)
1.邀请函制作
线下活动是企业产品和形象的展示台，是企业树立和强化品牌的重要渠道。在活动开始前制作活动邀请函是一个提升活动宣传效果、吸引活动前观众报名十分有效的方式。
(活动邀请函)
在邀请函制作方面，我们可以根据客户提供的主KV来设计、制作活动宣传单页，上面包含活动介绍和日程，末尾添加活动报名公众号二维码，进行报名引流，形式上简单明了。
同样，也可以选择第三方H5邀请函制作平台，如：易企秀。H5邀请函制作周期相对比较短，参考模板样式比较多，且无需设计开发，制作成本比较低，也能够达到良好的视觉体验。
邀请函的末尾，可以通过超链接或者二维码的方式，跳转至聚加互动的活动管理系统，实现报名表单的收集和微信授权。
2.短视频邀请函
随着现在短视频内容形式越来越受欢迎，特别是基于微信生态的视频号平台走红，短视频活动邀请函也应势而生。通过拍摄简短的活动介绍短视频，让观众可以快速了解活动详情，吸引关注视频号或者公众号，注册活动报名表单。
活动短视频邀请函也可以嵌入微信公众号推文，或者通过朋友圈和好友间转发的方式协助活动的线上推广。用户可以通过链接跳转的形式，到达我们的活动管理系统进行报名、留资。
3.自媒体／合作媒体推广
互联网现已进入社交化时代，微博、微信以及短视频平台成为人们每日必用的社交媒体工具，也是企业进行信息发布的主阵地。一篇文章、一条视频的影响力可能远远超乎想象。
行业相关的自媒体、行业媒体、行业协会的媒体平台已经逐渐成为了B2B企业品牌宣传以及商机获取的主要渠道之一。
(活动推文预告)
活动邀请信息可以发布在第三方合作媒体上，预告活动详细信息，提高转发率和曝光度，而后吸引更多有兴趣的客户关注活动信息，报名观看线上直播，或者出席线下活动，满足了活动宣传推广的需求。
4.户外／楼宇广告
一些比较重要的企业活动在开始前，会需要进行大众媒体的广告投放来预热，这时可以选择通过户外媒体投放有效触达更广泛的人群，让有兴趣参加活动的用户扫码了解更多信息，或者进行线上报名。
户外媒体在受众群体中具有较好的曝光度和信赖感，尤其高端场景中的户外广告，效果更佳，可展现企业的品牌形象，提升美誉度。
(户外广告展示)
如果广告传播的目的仅在于短期内提醒潜在用户参与活动报名，那么还得借助网络化的户外媒体，深入目标受众的消费与生活空间中去才行。户外／楼宇广告具有这样的优势。不过这样的方式在B2B广告投放中并不常见，广告投放的费用和门槛也更高。活动策划方可根据活动推广的需求，谨慎选择投放。
在户外媒体的投放过程中，可以展示活动报名的二维码，引导用户报名留资。
5.营销裂变传播
裂变营销的推广方式在近些年越来越多受到了活动组织者的喜爱，通过企业私域渠道（自有媒体）的用户资源，设计营销裂变和分享激励机制，激发线上的裂变和口碑传播，从而实现活动宣传效果的最大化。
聚加自动化系统可以根据活动策划者的需求，自动生成营销裂变海报，然后通过朋友圈、微信群等多渠道进行宣传和推广，实现覆盖更多用户群体的目标，从而让更多的潜在用户关注到活动信息。
而且聚加系统所分享的裂变链接以及带参二维码长期有效，可随时查看传播数据，方便快捷统计渠道效果。
6.付费推广（微信广告／视频号广告）
在很多时候，企业自有的私域流量资源无法满足宣传推广需求，我们可以尝试使用付费广告的形式实现活动宣传和推广的效果最大化。
在微信生态中，微信朋友圈和视频号广告就是一个十分不错的选择。在微信广告平台，广告主除了可以向特定的用户群组定向传递企业品牌宣传、产品动态、专业知识，精准进行广告触达以外，还可以进行定向的线下活动宣传推广，获取更多报名和注册用户。
(微信朋友圈广告)
比如微信朋友圈广告，可以以类似朋友圈的原创内容形式对活动进行宣传推广。用户可以通过点赞、评论等方式进行互动，并依托社交关系链传播，为活动推广带来加成效应，获得潜在观众的报名注册。
7.邮件群发推广
邮件及短信是活动前最常用的活动邀约工具之一。我们可以群发邮件邀请客户参加活动，并把参展／会议信息，包括活动时间、地点、活动推荐产品的特色介绍一并发送给客户，并引导用户线上报名和留资。
聚加邮件群发系统内置了很多适用于不同场景的邮件和短信模板，也可以根据实际使用场景对邮件、短信模板进行定制，方便组织方快捷选择使用。后台可以查看邮件群发后的打开数据、推送成功率、退订数、发送数，还能进行地域和终端数据统计，各种数据一目了然。
(群发邮件)
除了邮件，短信、电话邀请也是比较直接的邀约方式。这不仅可以传播参展信息，同时也可与客户约定具体时间到企业的展位参观。通过电话邀请观展的成功率一般比较高。
如今，短信和Call Centre外包服务已经发展得十分成熟，聚加在经过多年的层层筛选后，已经发掘出一些十分可靠的服务提供商，与聚加的活动管理系统实现数据的对接。
8.定向邀请
定向邀约机制可以充分表现出组织方对参与活动嘉宾的尊重，体现组织方的诚意，为参与活动的嘉宾带来足够的仪式感。同时保障了参与活动的用户黏性，提升会议整体呈现效果。
(定向邀请客户)
组织者可以通过聚加的活动表单管理系统生成定向邀请的专属表单，定向发给需要邀请的客户，引导客户进入表单小程序，并且通过填写表单信息进行数据统计，了解客户参会需求，如行程信息、餐食要求和住宿信息等。提供定制化的服务信息，可以提高客户与企业的合作意向，增强客户粘性。
9.转介绍获得礼品
客户转介绍是绝大多数B2B开拓准客户的重要方法之一。老带新是基于熟人关系信任介绍，耗时少、成功率高、成本低。同样，基于社交媒体的活动报名转介绍功能也是提升活动报名数量的有效方式。
借助聚加会员系统中的转介绍功能，用户可以实现邀请好友报名活动，获取礼品和积分奖励的转介绍机制，邀请机制包括拼团、砍价、以及返红包等模式，让推荐方有利益、被推荐方有优惠，提高积极性，促使转介绍活动顺利进行。
10.线上抽奖活动
线上的抽奖活动开始前，组织方可以通过聚加后台创建大转盘、抽盲盒等互动小游戏，使用游戏的链接生成参数二维码，让用户扫码参与活动。用户在领取礼品的同时又起到了活动推广、报名留资的作用，还可以实现公众号引流、粉丝增长的目的。
（活动抽奖页面）
活动中，用户在填写表单后即可进入抽奖。中奖后如果是线上礼品（例如购物卡），管理员在线上直接发送中奖信息；若是实体礼品需要中奖人到线下活动现场来领取礼物，这样能够十分有效地提升线下活动的参与情况。
11.公众号模板消息提醒
在聚加活动管理系统中，可以在后台设置消息模板，于活动前的一段时间给已报名的用户推送活动即将开始的消息。活动模板既可以实时触发，也可以定时自动触发，比如活动前48小时、24小时和活动前一小时分别设定对应的消息提醒。
醒目的提醒，让公众号模板消息不容易被粉丝错过，从而让更多粉丝执行活动前的相关操作，例如提前做好行程安排和参会准备。
相较于长篇幅的推文，模板消息虽然不能包含很多的细节信息，但是其清晰的结构和短小的篇幅，可以迅速引起粉丝的兴趣，并且它的发送次数不像推送文章一样有限制。
(模板消息)
二、活动中
(活动中标准化流程图)
1.现场签到
当参加活动的用户抵达活动现场后，借助营销系统，首先需要让客户完成的操作就是活动签到。
在聚加的活动管理系统，活动签到的具体流程分为两种：
（1） 扫码核销
(活动签到)
在会议现场，参会嘉宾只需出示注册报名时生成的二维码，主办方扫码就可完成身份核验，完成签到直接入场。此时，活动管理系统中就完成了客户数据的记录和核销，客户的参会状态就从“已报名”变成“已签到”。
（2）扫码签到
(活动签到)
会议主办方将会议核销二维码张贴在会议现场，参会嘉宾直接扫码即可签到成功，签到完成数据有详细分析，可以在数据后台统一展示，也可以选择将数据通过可视化的方式展现在活动现场的大屏幕之上。
2.资料一物一码
会议、展会的活动现场，大多都会展出公司的产品，供参会人员观摩和参观。传统的活动的组织者会在每款产品旁边放置事先印刷好的产品宣传册供观众查看和自行领取。
在数字时代的当下，印刷版的产品手册存在诸多的弊端，而借助聚加的产品内容管理系统：“样本汇”，可快速生成产品一物一码和产品电子手册，降低印刷成本。
样本册支持上传PDF、PPT、MP4等，更具多元化。例如产品的电子样本册、活动嘉宾的演讲PPT、公司近期发布的研究报告等。我们可以在样本汇后台系统生成一个专属二维码，将其下载打印出来放在现场的活动展台中，让用户进行扫码下载分享等操作，这样用户就能随时随地浏览样本、收藏资料以及转发分享。
数字媒介方便用户快捷传播、实时修改，免去纸质样本册的印刷成本，从而降低获客成本。
(一物一码)
同时，这个方法还能实时追踪客户阅读行为及转发数据，实时监控和统计文件、视频被分享及查看的数据，灵活捕捉各渠道查阅样本汇的客户，客户互动轨迹和购买需求一目了然。
3.资料样本集管理
聚加样本汇是一款成熟的产品数字化展示、营销获客和商机培育系统，现服务于100多家知名企业。从2016年上线至今，历经多次版本迭代和升级，力求为市场营销人员提供更全面、更高效、更便捷的获客工具。系统基于内容电子化，助力传统企业快速实现数字化转变，并提供营销获客解决方案。
(样本集)
样本汇可以为线下展会生成专属的样本汇产品二维码，并张贴在展位显眼的位置。观众扫码填写表单后，即可查阅本届展会所有展品的产品介绍和对应的产品视频。此外，样本汇还可以将多个产品的电子样本汇集在一起，生成一个针对特定展会的专属样本集二维码。用户扫码以后，可以查看到活动展出的所有电子样本的集合，无需逐个扫码即可将所有资料收入囊中。
4.商机名片录入
在参加活动时，收集客户的名片依然是一项重要的工作任务，名片的数量和质量依然是商机获客效果的重要评断标准。收集来的纸质名片如果怕丢失，或者担心需要花费大量时间手动录入系统，可以使用聚加名片智能识别系统：将纸质名片批量识别到系统中，并生成一张电子名片。此系统名片识别速度快，不用手动输入，直接使用摄像头采集名片上的字段信息，智能匹配到相应字段内，大大增加商机整理的效率。
5.数字化互动方式
活动现场可以设置多种类型的数字化互动。邀请客户现场互动，手机扫码就能参与，可以快速集客，采集客户数据。同时也便于企业在展会活动中调动现场气氛，提升活动人气。
(数字化互动)
活动参与者扫码或者填写表单即可参与活动，互动活动的形式多种多样，包括但不限于大屏互动游戏、摇一摇抽奖、互动抽奖等形式。
以下是聚加系统中包含的一些大屏互动游戏的功能展示页面。
(数字化互动)
6.活动直播
企业直播已经成为了企业活动管理的标配。直播可以成功地打破物理空间局限，而且使用成本也变得越来越亲民。
常见的企业直播形式分为两种，一种是专业的企业级直播解决方案，如云犀、微吼、保利威等服务商；第二种形式是平台自带的直播形式，如微信视频号／抖音直播等。
(活动直播)
7.激励转发朋友圈
在活动现场，也可以借助营销系统设计朋友圈、微信群转发获奖的激励活动。通过转发可以将活动现场的情况传播到参会者的朋友圈，提升活动的宣传效果。
活动现场可以设置参与二维码，用户扫码后，系统引导用户转发活动链接或者海报，配上相应的文字发送至朋友圈。只要朋友圈或者微信群中的好友参与互动，系统就可以自动铺捉到，并给予转发者礼品奖励。客户获得好礼的同时，还能起到宣传活动、吸引潜在用户的作用。
三、活动后
(活动后标准化流程图)
1.满意度调查问卷
活动结束后，组织者通过SCRM系统后台生成问卷，统计参会人员的满意度。
(活动调查问卷)
活动（展会/会议）调查问卷可以为组织方收集足够的、真实的、有效的信息，为市场部接下来的活动策略工作提供参考依据。
2.直播回看
活动结束后，组织者可以通过营销系统，将直播回看通过短信、邮件和微信模板消息的方式定向发送给参会人员。
(直播回放)
研讨会直播回顾，让错过直播的小伙伴可以通过回放了解精彩内容，打破了时间、空间的壁垒，最大化直播内容的价值。
3.关键资料线上下载
在活动中展现的资料，包括企业的宣传册、单页、会议演讲嘉宾的PPT、讲稿实录可以在会后通过定向投递的方式，借助邮件、公众号群发消息、短信提醒等多种方式，发送给感兴趣的用户。也可以将这些内容集合添加进聚加样本汇的样本集中，然后生成一个样本集的二维码，插入到邮件推广或者微信推文之中，进行内容的再次分发和传播。
聚加样本集功能可以统一存储文件，层级清晰，架构一目了然。企业可以建立不同的文件夹，保存不同的文件，还能在手机上对文件进行直接查看而无需下载，大大提升了参会效率，也为主办方和参会企业节省了成本。
4.活动素材二次传播
活动过程中，会生成大量的照片、视频素材，公司可以对这些素材进行加工，分发到抖音、视频号，腾讯视频等主流视频平台，进行活动信息的二次传播。
5.数据统计和分析
借助营销系统赋能活动组织的一个重要优势是在活动结束后，系统中会留存详细的活动流程数据，比如报名人员信息、接待的客户数量、获得商机信息、微信公众号涨粉数、参与互动客户信息和资料查阅信息等，方便组织者分析活动组织的效果，并依据数据做出优化的科学建议。
写在最后
企业市场活动策划（展会／会议等企业活动）是一项复杂的系统工程，有很多注意事项和细节需要认真考虑。借助信息化活动管理系统和自动化营销系统可以有效地提升活动组织效率。
本篇文章的目的就是在于展示营销系统赋能活动（展会／会议）组织的标准化流程。希望借此机会为大家提供系统的使用场景和使用方法的参考。
本期的分享就到这里了，希望大家都能举办好每一场市场活动，收获更多合作客户，助力企业业务发展。更多营销干货分享，欢迎关注聚加互动。
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