"德"分指南 | Vol. 03 活动执行笔记
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一般的活动会议是举办在酒店当中，偶尔也会存在歌剧院、礼堂之类的场地。我根据自己做过的活动简单介绍一下酒店活动的时候需要注意的事项。
一 活动执行部分—看会议场地
01 设计开始前
在一个酒店活动开始筹备之前，一定要问酒店销售拿到活动场地的CAD文件，其中要有场地尺寸、灯下高度、酒店允许搭建的限高等数据，方便现场勘察的时候核对。
确认搭建时间，需要知道正式活动的前一天场地是否有其他活动，确认是否需要通宵搭建和活动前是否存有彩排时间。
在设计开始之前，需要确认整体活动的人流动线，方便三维同事进行设计。
确定场地是否可以吊顶，满足客户不愿使用龙门架的需求。如有，需要确定吊点位置、数量、单点最大承重等数据。如使用龙门架搭建，需要提前量好会议厅入口之间的间距，要确保龙门架的安装不会阻挡到会议厅的出入口。
02 场地内部方面
确认会议厅电箱位置、电缆线长度、航空插头的样式等，这个工作需要带着AV设备的同事一起确认。同时，外场的墙壁插座需要跟酒店确认能否使用，功率是多大的，是否能满足外场照明等用电。如若不能满足，则需要规划由内场接电线路，尽量避开主要的活动出入口。
确认会议厅灯光控制开关位置，活动进行的过程中有可能需要会场暗灯，需要提前跟酒店会议厅的同事沟通。
确定空调开关位置，必要的时候需要调整空调温度。
确认好上货通道和货梯的尺寸，将具体上货路线告知工厂，条件允许的情况下可带工厂师傅一同勘察上货路线。
确认好酒店下停车库的限高和进入道路，需要让工厂知晓。
确认现场网络状况，如有现场报名登记的活动，提前跟酒店协调好网络使用，并确认端口位置。若酒店不能提供网络，则需要跟客户沟通，询问是否能用随身wifi作为替代网络，并告知网络可能存在不稳定的风险。（其实也可以询问客户是否愿意使用第三方网络服务，一般是作为直播时使用，费用相对来说较高，一定要提前问清楚）
确认序厅灯光亮度，判断是否有必要在序厅布置灯光。
确认人流动线上是否可以摆放线路指引（易拉宝、画架等实物指引），确认点位和数量，并且要确认好左右方向。
03 客户需求方面
确认好现场是否需要采访室、领导休息室、更衣室、化妆室之类的单独空间，同时确认好卫生间的位置，与签到处工作人员交代清楚，如有人询问可以方便指路。
确认酒店停车的费用，如有免费停车的方式，需提前告知客户。如若客户需要大巴服务，还需提前跟酒店确认大巴的停车地点。
最后一点，确认好进场手续的办理时间和流程，准备进场所需的现金（搭建押金、施工证办理费用），在正式进场前将手续办理完毕，以便节省时间。也可以询问一下酒店是否有ATM机，以备不时之需。
二 搭建过程前
01 进场方面
办理完进场手续后，去会议厅及卸货通道确认场地是否已清理完毕及完好无损，现场如有地板划痕、地毯破洞、窗帘破损、墙面破损及大门损坏等问题，需要及时拍照保留证据，以便撤场验收时可以规避风险。
进场过程中需要督促施工人员进行场地保护，比如用地毯将卸货电梯、宴会厅木门包裹起来。如果航空箱必须经过大理石地面，务必用地毯铺设一条道路保护地面。
确认好每个设备的安装位置，尤其确认好舞台和龙门架位置，LED屏幕需要距离墙面预留1.5m的空间，保证大屏固定牢靠的同时也能保证维修人员的通行。
02 物料方面
搭建前确认物料的色差，务必要先确认logo的颜色和喷绘布的颜色，如有色差第一时间重新制作。同时检查一下文字内容是否有错误，及时修改。
检查物料是否有损坏，确认搭建的物料是否按照要求双面制作（若靠墙摆放，可以做单面），如果出现问题及时补救。
确认所有物料是否已经全部到位，重点是由自己公司携带的那部分是否都准备好了，比如：台卡、手卡、麦牌、桌卡、易拉宝、礼品、包装盒，租赁的沙发、茶几、屏风等。
如果上述基本没问题，就可以确定点位，让工人师傅开始施工，木工装置的底部都需要铺设地毯保护大理石地面。
三 活动开始前
01 设备方面
检查每处搭建装置是否安装完毕，并且调试好外场的所有互动设备，保证正常运行。
检查内场所有AV设备，LED屏幕是否没有坏点、画面是否比例正确，每个麦克风是否都能正常使用（在正式开始前，需要给每个麦克风换最新的电池），现场音响是否没有电流声音、提词器是否正常显示。
灯光调试，与灯光老师先确定好需要使用的几种灯光，比如：暖场灯光，嘉宾上场灯光，演讲过程面光，中场休息灯光，视频播放灯光，颁奖环节，表演环节灯光等。
02 彩排方面
彩排开始前需要将嘉宾演讲PPT、Holding slide、现场音乐（嘉宾上场、主持人上场、颁奖仪式之类的）、活动rundown都交给控台工作人员，并且根据rundown进行初步交代。
在正式彩排前（主持人加入之前），需要内部走一遍rundown流程，确保屏幕、灯光、音乐的正确性。
正式彩排，可以根据主持人的熟练度进行多次彩排，要有耐性，并且相信AV技术老师的专业性，不要在控台一惊一乍。
如有现场直播，需要提前确认导播的画面位置和嘉宾的站位点位，提前用黑胶带进行定位。
正式活动开始，就放宽心，这个时候如果再出现临时突发情况，能补救的第一时间补救，如若不能就放平心态进行下面的流程就好。麻绳专挑细处断，厄运只找苦命人，解决不了的问题，就当自己倒霉吧。
写在最后，做执行的无非就是要胆大心细，没有什么是不能完成的。
Vader Jiang
PM
如果勇气不行，那就试试运气
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