如何通过标准化的流程提升方案制作的质量，聚加制作流程分享
各位市场部的小伙伴大家好。
在工作中，方案制作是一个必不可少的环节。无论从事哪个行业，方案制作都是我们工作中必备的技能之一。
作为数字营销服务商，为客户制作营销方案是聚加团队日常工作重要的一部分。为了确保方案交付的质量稳定性，聚加非常重视流程化和标准化的建设。通过形成标准化的方案制作工作流程，结合日复一日的经验积累与总结归纳，聚加力求不断提升方案制作的水平，以客户为中心，为客户创造更多的价值。
本文是基于聚加团队多年来制作方案的经验总结出来，并在公司内部广泛使用的方案制作流程与方法，在此与大家分享，希望能给大家带来启发。
一、设定目标，明确需求
1.确定目标和受众
在开始制作方案之前，需要明确方案的目标和受众。
方案的目标是指希望通过方案实现的具体结果或解决的问题，例如提升品牌知名度、实现社交媒体粉丝基数增长、提高品牌数字化营销能力、广告投放效果等。根据目标，方案内容可以涵盖营销推广、活动策划、广告投放、UI/UX界面设计、系统规划、小程序开发等方面。
受众是指方案的直接或间接受益者，可能是客户公司的相应部门的决策者、管理层、团队成员或其他利益相关者。了解受众的职位、需求、偏好和利益可以助力方案制定，使其更具吸引力和可行性。可以通过市场调研、数据分析、访谈等方式来获取关于受众的信息。
明确方案的目标和受众是方案制作的重要第一步。只有在清楚地了解目标和受众的基础上，才能更好地设计和执行后续的方案内容和策略，以确保最终达到预期的效果。
2.明确需求
在方案制作方面，聚加团队以客户需求为导向，注重发掘客户的需求和痛点，以客户为中心，为客户解决问题，助力客户实现目标并创造价值。在方案制作的前期阶段，需求确认是确保方案能够满足客户或内部团队需求的关键步骤。以下是几个常用的需求确认方法：
（1）需求会议
组织需求会议是一种常见的方式，通过与需求方进行交流，明确方案的具体需求。
在会议中，可以讨论方案的目标、内容要点、设计要求等，以便全面了解需求并解决相关问题。请注意，活动策划等方案会涉及预算，在需求会议中可以明确大致预算和侧重点。
为了让会议更高效，在此介绍一下三星公司的九三法则*：
九个要求
凡是会议，必有准备
凡是会议，必有主题
凡是会议，必有纪律
凡是会议，会前必有议程
凡是会议，必有结果
凡是会议，必有训练
凡是会议，必须守时
凡是会议，必有记录
凡是散会，必有事后追踪
三个公式
开会而不落实=零
布置工作而不检查=零
抓住不落实的事并追究不落实的人=落实
（2）会议纪要
为了确保需求的准确性和共识，可以通过会议纪要的形式将会议内容进行总结，并以邮件的方式发送给与会人员。
会议纪要中应包含方案需求的重要细节和讨论结果，并请与会人员确认和回复，以便确认需求的一致性和避免误解。
聚加团队一般会在需求会议结束的24小时内，将会议纪要用邮件等形式发送给与会人员。
（聚加会议纪要模版）
简单来说，需求确认需要注意以下几点：
会议前明确会议议程。
会议中深度了解需求方的需求、痛点和特殊要求，及时记录。
会议后的待办事项和对应的截止日期。
会议后通过会议的形式将会议内容进行总结，并以邮件的方式发送给与会人员。
通过以上需求确认的步骤，可以促进方案制作团队对需求有清晰的了解，并与需求方达成一致。这将有助于在后续的方案制作过程中避免偏离目标，并为制定和实施方案提供指导。
二、确定思路与框架
1.头脑风暴与提案
（1）资料检索
在策划和设计方案时，进行资料检索时，可以注意以下几点：利用使用搜索引擎的高级搜索功能，能够更精准地控制搜索结果。下面介绍几个高级搜索的技巧：
精确检索
在想搜索的词上加双引号， 搜索引擎网站就会进行精确搜索。
（精确检索）
site搜索
就是在指定站内进行搜索。语法是：关键词 site:+网址，其中“site:”后面加上你要搜索的网站地址，其中冒号需处于英文状态下。
比如我们在Google中输入：迈克尔波特 site:https://zh.wikipedia.org/
呈现结果如下：
（site搜索）
filetype文档搜索
可以按文档类型来搜索。例如：在Google搜JavaScript权威指南（第四版）的pdf，就是“filetype:pdf JavaScript权威指南（第四版）”
（filetype文档搜索）
研究报告的资料库
在进行行业调查时，首先要收集行业数据，包括规模、增长率和市场份额等关键信息。可以参考行业协会、市场研究机构和政府统计部门等渠道获取相关数据。
之前我们写过一篇文章，其中推荐了一些行业报告和公开数据库的网站，是我们聚加团队在进行行业调查工作中经常会用到的一些资源，感兴趣的可以通过关键词搜索，在聚加互动公众号找到相关内容：《可能是史上最全的新媒体运营工具大全》。
进行资料查询时，需要注意：
多渠道搜索
尝试使用多个搜索引擎、专业数据库、学术期刊、在线图书馆等多个渠道进行搜索，以获取更多的信息来源和多样化的视角。
评估信息的可信度
注意评估所获得信息的可信度和来源，查看作者的资质和背景，确认信息是否来自可靠的机构、权威的研究或专业的出版物。
（2）讨论
头脑风暴是一种开放性的创意生成和讨论方法。以下是一些方法和技巧：
倡导量产出，不追求完美
在头脑风暴过程中，重点是快速产生大量的创意，而不是追求完美的解决方案。鼓励团队成员提出尽可能多的创意，避免过早地进行评估和筛选
记录和整理创意
对头脑风暴过程中产生的创意进行记录和整理，可以使用白板、便签、数字工具等方式，将创意集中起来，并进行分类、归类和总结。
（3）提案文化
(提案文化)
在启动工作之前，相关方案制作人需要在团队内部进行提案（口头或演示的方式），展示方案制作规划和思路，在提案获得通过，达成共识后，再正式进行方案制作。由此，聚加在管理过程中建立完善了“提案四六分布文化”。也就是说，一般建议花费60%的时间，从多个方面进行系统思考，并向团队进行“提案”。在达成共识和获得通过后，利用40%的时间来动手执行，做到“谋定而后动”。通过执行“提案四六分布文化”，我们节省了大量由于沟通不充分、理解不同步导致的返工，大大提升了执行效率和客户满意度。
2.方案中可运用的理论模型
在方案制作的过程中，根据不同的目的，我们会使用一些理论模型。
（1）需求拆解-OIIC模型
在方案的最开始，需要介绍一下项目背景。此时，可以使用OIIC需求模型来分析需求和痛点。
(OIIC需求模型)
Objective（目标）
首先要明确客户的工作目标是什么？
Issue（问题和痛点）
为了达成这个目标，目前面临的阻碍是什么？
Insight（洞察）
针对这个障碍，我们对消费者进行洞察。
Challenge（应对挑战的解决方案）
寻找如何应对挑战的障碍的解决方案。
（2）行业分析-波特五力模型
我们也经常运用波特五力模型或其他竞争分析工具，评估供应商、买家、新进入者、替代品和现有竞争对手对行业的影响力，以了解行业的竞争格局和吸引力。波特五力模型是由著名管理学家、哈佛商学院教授迈克尔·波特（Michael Porter）提出的战略分析工具，用于评估一个行业的结构。它通过分析五个关键要素，帮助企业了解行业内的竞争情况，并制定相应的竞争策略。
（波特五力模型）
以下是对波特五力模型的简要介绍：
供应商议价能力
评估供应商是否影响产品成本和质量。
买家议价能力
评估买家是否对企业利润和竞争地位造成影响。
新进入者威胁
评估新企业进入行业的难易程度。
替代品威胁
评估替代产品或服务的可用性和吸引力。
行业内现有竞争程度
评估行业内现有竞争对手的数量和实力。
波特五力模型可以帮助企业了解行业内的竞争力量，识别风险和机会，并制定相应的竞争策略。在条件允许的情况下，还可以进行市场调研，采用问卷调查、访谈和焦点小组等方法，收集意见和反馈，了解受众的看法、需求和偏好。
（3）竞品分析-SWOT分析
竞品分析在一个方案之中至关重要，可以帮助我们确定标杆和努力目标。确定竞争对手后，通过访问竞争对手的官方网站、公众号、调研报告、新闻报道等途径，收集竞争对手的信息，包括产品、定价策略、市场份额、品牌形象等方面，了解他们的市场表现和策略。在进行竞品分析时，可以运用SWOT分析模型评估自身和竞争对手的内部优势（Strength）和劣势（Weakness），外部机会（Opportunity）和威胁（Threat）。
（SWOT）
它涵盖了内部和外部环境的因素，帮助我们全面了解自己的核心竞争力，进行战略分析。
（4）复盘总结-KISS复盘法
(KISS)
聚加在制作汇报与总结方案时，常参考KISS模型进行复盘，包括：
Keep
继续保持的工作
Improve
需要改进的工作
Start
需要开始的新工作
Stop
需要停止的工作
这是一种科学的项目复盘方法，能够把过往成功和失败经验转化为实践能力，以促进经验教训的内化吸收。
（5）目标管理-SMART原则
SMART原则是一种有效的目标设定方法，有助于我们的团队制定具备明确性和可实施性的方案目标。
S：具体性（Specific）
目标应该明确定义，具体而清晰，以便清楚地了解要实现的目标是什么。
M：可度量性（Measurable）
目标应该是可衡量的，具备明确的指标或标准，以便能够评估进展和达成程度。
A：可实现性（Achievable）
目标应该是可实现的，基于现实条件和可行性，具备可行性和可操作性。
R：相关性（Relevant）
目标应该与整体目标或愿景相一致，并与个人或组织的需求和优先级相关。
T：时限性（Time-bound）
目标应该设定明确的截止日期或时间范围，以便给予明确的时间框架来实现目标。
（SMART）
使用SMART原则设定目标可以帮助我们确保目标明确、可衡量、可实现、相关且有时间限制，从而提高目标的可管理性和实现成功的可能性。关于聚加团队方案制中运用的其他分析模型，因篇幅原因，本文在此不一一介绍，感兴趣的朋友可以通过聚加互动公众号后台私信我们了解。
3.方案参考
要想制作出好的研究方案，不能闭门造车，要多学习，参考外部方案库，也可以借鉴过往的优秀成功案例。
（1）外部方案库
为了提升员工的方案制作能力，聚加投资购买众多线上方案库，供团队成员查阅与学习，方便成员能“站在巨人的肩膀上”进行方案创意和制作。
黑猫会
（点击图片，跳转链接：https://www.heimaohui.com/）
方案主题清晰，分类更为细致，覆盖多种活动方案、营销方案、PPT模板、图片/图集、视频脚本、行业报告。
FA方案网
（点击图片，跳转链接：https://www.huodongfangan.com/）
内容整体较为优质，有助于激发灵感，可以搜索17,000份精品模板。
方案库
（点击图片，跳转链接：https://www.fanganku.cn/）
内容全面，分类清晰，内容不断更新迭代。不过案例合集中，个别案例比较陈旧，需要注意甄别筛选。
（2）内部丰富的案例库
好方案的制作不是一蹴而就的，丰富的案例库和知识管理平台的搭建是有必要的。一方面，聚加互动注重内部案例的积累，以把日常优秀的经验固化在流程中。每当交付完客户项目，团队成员会及时对相关资料进行整理与归纳，并将文件添加到案例库里。成员会按照流程严格执行相关动作。另一方面，在日常工作中，聚加要求项目同事定期学习外部优秀案例。每当团队成员接触到营销、系统、设计、运营等方面的优秀方案，都会分享出来，供团队一起学习与研究。聚加团队会将优秀的案例选为培训教材，组织成员进行知识学习与分享，以提高团队的服务水平，确保交付质量。
凭借多年的行业经验和日复一日的积累，聚加汇总了许多优秀方案。在对方案进行归类和整理后，汇集成了共享盘公司方案库。
另外，在内部日常进行方案的汇总整理时，为了方便后期查询和调取，需要注意以下几点：
对文档命名，需包含关键信息，简洁易懂。
对文件夹分类管理，可以按部门或项目名称等分类。
进行查看权限管理，对于一些重要文件，可以进行文档加密。
三、内容制作与美化
在方案制作时，因目标、需求、受众不同，方案内容会有不小的差异。不过，还是有一些通用的要点能帮助我们提高方案的质量。
1.格式规范
对格式进行规范能体现一定的专业度，包括但不限于：字体、布局、基础框架和背景等。以聚加团队为例，在方案制作方面，我们制定了PPT的格式标准，具体如下，仅供参考：
字体
免费商用字体（黑体、宋体、思源字体）
布局
固定元素注意位置一致，如：标题、公司和客户logo等
基础框架
封面、目录、方案目标、需求分析、方案介绍、公司介绍
背景
统一专属背景图片（黑、白）
（黑色背景图）
（白色背景图）
这样能确保团队的方案有一定的统一性，体现专业度，也是聚加的一张“名片”。
2.设计美化
美观大气的PPT设计，能给人以良好印象。在PPT制作时，需要注重美观，推荐使用线上PPT模版，适当插入图片素材，请设计师协助制作。有许多网站或者软件都提供了多样的模板，可以按需使用（部分须购买）。
（WPS模版库）
另外，在PPT中，不宜出现大段的文字，可以适当插入图片，以下是几个好用的素材网站：
（1）图标等素材
https://www.iconfont.cn/
（2）插图素材
https://undraw.co/illustrations
（3）照片与视频
https://pixabay.com/
除了网上找素材，聚加团队也会请设计师参与制作，在设计上添加方案的独特性。
3.重点突出
在方案交付和正式提案阶段，为了突出方案的重点和关键信息，可以采取以下措施：
（1）强调格式
在单独一页上使用大号字体、粗体或斜体等格式，突出显示重要句子，以引起读者的注意。
（聚加PPT页面）
（2）引用或统计数据
如果方案中包含引人注目的引用或统计数据，可以将其单独呈现在一页上。
四、检查与交付
1.团队内部初审
在方案制作完成后，团队内部的审稿和修改是确保方案质量的重要步骤。团队成员会仔细审查和评估方案，确保内容准确、完整和可行。审稿过程包括以下方面：
（1）内容审查
审查方案内容，确保信息准确、清晰，并符合目标和要求。
（2）文字审核
检查语法、拼写、标点等语言错误，确保语言流畅、准确、专业。
团队内部审稿和修改的目的是通过集体智慧发现和纠正潜在问题，确保方案能够达到预期目标，并在实施过程中顺利运作。
2.内部提案演练
在聚加团队中，方案内审通过后，我们重视内部提案演练的环节。内部提案演练是一个团队协作的过程，在演练过程中，团队成员会扮演不同的角色，模拟客户或决策者的反应和提问。通过这样的角色扮演，我们可以提前预测和应对潜在的问题和挑战，以确保方案在正式提案时能够得到客户的认可和支持。内部提案演练还为团队成员提供了互相学习和分享经验的机会。通过相互讨论、反馈和建议，我们能够不断改进方案，并从中汲取经验教训，提升团队的能力和专业水平。
3.交付及正式提案
这一阶段是将方案提交给相关利益相关者或决策者的关键步骤，以获得他们的批准和支持。提交完成后，团队应准备好接受来自决策者或利益相关者的反馈和意见。这可能包括问题、建议、调整要求或更详细的解释。团队将认真对待每一份反馈，并进行必要的修改和改进。这样，方案的制作过程就完成了。
写在最后
很多人普遍认为，制作出优秀方案往往依赖于个人经验和灵感，需要某个人或团队的苦思冥想。然而，这样的工作方式不仅低效，由此输出的方案质量也不稳定。基于多年营销服务经验，聚加团队得出了一个结论：要想创造出优秀的方案，过度依赖个人经验是不可取的，而是应该遵循固定的方法和流程。通过标准化的流程，聚加团队规定了方案制作的流程和固定动作，持续产出了出色的方案。通过专业培训，我们的成员能够为客户持续提供更高质量的方案。在未来，聚加也会继续优化方案制作流程，保持方案质量的稳定性，为客户创造更多价值。
*百度知道：https://zhidao.baidu.com/question/561587051861922252.html
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