如何通过标准化的流程提升方案制作的质量,聚加制作流程分享

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举报 2023-05-26

各位市场部的小伙伴大家好。

在工作中,方案制作是一个必不可少的环节。无论从事哪个行业,方案制作都是我们工作中必备的技能之一。

作为数字营销服务商,为客户制作营销方案是聚加团队日常工作重要的一部分。为了确保方案交付的质量稳定性,聚加非常重视流程化和标准化的建设。通过形成标准化的方案制作工作流程,结合日复一日的经验积累与总结归纳,聚加力求不断提升方案制作的水平,以客户为中心,为客户创造更多的价值。

本文是基于聚加团队多年来制作方案的经验总结出来,并在公司内部广泛使用的方案制作流程与方法,在此与大家分享,希望能给大家带来启发。

一、设定目标,明确需求

1.确定目标和受众

在开始制作方案之前,需要明确方案的目标和受众。

方案的目标是指希望通过方案实现的具体结果或解决的问题,例如提升品牌知名度、实现社交媒体粉丝基数增长、提高品牌数字化营销能力、广告投放效果等。根据目标,方案内容可以涵盖营销推广、活动策划、广告投放、UI/UX界面设计、系统规划、小程序开发等方面。

受众是指方案的直接或间接受益者,可能是客户公司的相应部门的决策者、管理层、团队成员或其他利益相关者。了解受众的职位、需求、偏好和利益可以助力方案制定,使其更具吸引力和可行性。可以通过市场调研、数据分析、访谈等方式来获取关于受众的信息。

明确方案的目标和受众是方案制作的重要第一步。只有在清楚地了解目标和受众的基础上,才能更好地设计和执行后续的方案内容和策略,以确保最终达到预期的效果。

2.明确需求

在方案制作方面,聚加团队以客户需求为导向,注重发掘客户的需求和痛点,以客户为中心,为客户解决问题,助力客户实现目标并创造价值。在方案制作的前期阶段,需求确认是确保方案能够满足客户或内部团队需求的关键步骤。以下是几个常用的需求确认方法:

(1)需求会议

组织需求会议是一种常见的方式,通过与需求方进行交流,明确方案的具体需求。

在会议中,可以讨论方案的目标、内容要点、设计要求等,以便全面了解需求并解决相关问题。请注意,活动策划等方案会涉及预算,在需求会议中可以明确大致预算和侧重点。

为了让会议更高效,在此介绍一下三星公司的九三法则*:

九个要求

凡是会议,必有准备

凡是会议,必有主题

凡是会议,必有纪律

凡是会议,会前必有议程

凡是会议,必有结果

凡是会议,必有训练

凡是会议,必须守时

凡是会议,必有记录

凡是散会,必有事后追踪

三个公式

开会而不落实=零

布置工作而不检查=零

抓住不落实的事并追究不落实的人=落实

(2)会议纪要

为了确保需求的准确性和共识,可以通过会议纪要的形式将会议内容进行总结,并以邮件的方式发送给与会人员。

会议纪要中应包含方案需求的重要细节和讨论结果,并请与会人员确认和回复,以便确认需求的一致性和避免误解。

聚加团队一般会在需求会议结束的24小时内,将会议纪要用邮件等形式发送给与会人员。

聚加互动会议纪要模板修改后.png

(聚加会议纪要模版)

简单来说,需求确认需要注意以下几点:

会议前明确会议议程。

会议中深度了解需求方的需求、痛点和特殊要求,及时记录。

会议后的待办事项和对应的截止日期。

会议后通过会议的形式将会议内容进行总结,并以邮件的方式发送给与会人员。

通过以上需求确认的步骤,可以促进方案制作团队对需求有清晰的了解,并与需求方达成一致。这将有助于在后续的方案制作过程中避免偏离目标,并为制定和实施方案提供指导。

二、确定思路与框架

1.头脑风暴与提案

(1)资料检索

在策划和设计方案时,进行资料检索时,可以注意以下几点:利用使用搜索引擎的高级搜索功能,能够更精准地控制搜索结果。下面介绍几个高级搜索的技巧:

精确检索

在想搜索的词上加双引号, 搜索引擎网站就会进行精确搜索。

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(精确检索)

site搜索

就是在指定站内进行搜索。语法是:关键词 site:+网址,其中“site:”后面加上你要搜索的网站地址,其中冒号需处于英文状态下。

比如我们在Google中输入:迈克尔波特 site:https://zh.wikipedia.org/

呈现结果如下:

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(site搜索)

filetype文档搜索

可以按文档类型来搜索。例如:在Google搜JavaScript权威指南(第四版)的pdf,就是“filetype:pdf JavaScript权威指南(第四版)”

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(filetype文档搜索)

研究报告的资料库

在进行行业调查时,首先要收集行业数据,包括规模、增长率和市场份额等关键信息。可以参考行业协会、市场研究机构和政府统计部门等渠道获取相关数据。

之前我们写过一篇文章,其中推荐了一些行业报告和公开数据库的网站,是我们聚加团队在进行行业调查工作中经常会用到的一些资源,感兴趣的可以通过关键词搜索,在聚加互动公众号找到相关内容:《可能是史上最全的新媒体运营工具大全》。

进行资料查询时,需要注意:

多渠道搜索

尝试使用多个搜索引擎、专业数据库、学术期刊、在线图书馆等多个渠道进行搜索,以获取更多的信息来源和多样化的视角。

评估信息的可信度

注意评估所获得信息的可信度和来源,查看作者的资质和背景,确认信息是否来自可靠的机构、权威的研究或专业的出版物。

(2)讨论

头脑风暴是一种开放性的创意生成和讨论方法。以下是一些方法和技巧:

倡导量产出,不追求完美

在头脑风暴过程中,重点是快速产生大量的创意,而不是追求完美的解决方案。鼓励团队成员提出尽可能多的创意,避免过早地进行评估和筛选

记录和整理创意

对头脑风暴过程中产生的创意进行记录和整理,可以使用白板、便签、数字工具等方式,将创意集中起来,并进行分类、归类和总结。

(3)提案文化

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(提案文化)

在启动工作之前,相关方案制作人需要在团队内部进行提案(口头或演示的方式),展示方案制作规划和思路,在提案获得通过,达成共识后,再正式进行方案制作。由此,聚加在管理过程中建立完善了“提案四六分布文化”。也就是说,一般建议花费60%的时间,从多个方面进行系统思考,并向团队进行“提案”。在达成共识和获得通过后,利用40%的时间来动手执行,做到“谋定而后动”。通过执行“提案四六分布文化”,我们节省了大量由于沟通不充分、理解不同步导致的返工,大大提升了执行效率和客户满意度。

2.方案中可运用的理论模型

在方案制作的过程中,根据不同的目的,我们会使用一些理论模型。

(1)需求拆解-OIIC模型

在方案的最开始,需要介绍一下项目背景。此时,可以使用OIIC需求模型来分析需求和痛点。

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(OIIC需求模型)

Objective(目标)

首先要明确客户的工作目标是什么?

Issue(问题和痛点)

为了达成这个目标,目前面临的阻碍是什么?

Insight(洞察)

针对这个障碍,我们对消费者进行洞察。

Challenge(应对挑战的解决方案)

寻找如何应对挑战的障碍的解决方案。

(2)行业分析-波特五力模型

我们也经常运用波特五力模型或其他竞争分析工具,评估供应商、买家、新进入者、替代品和现有竞争对手对行业的影响力,以了解行业的竞争格局和吸引力。波特五力模型是由著名管理学家、哈佛商学院教授迈克尔·波特(Michael Porter)提出的战略分析工具,用于评估一个行业的结构。它通过分析五个关键要素,帮助企业了解行业内的竞争情况,并制定相应的竞争策略。

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(波特五力模型)

以下是对波特五力模型的简要介绍:

供应商议价能力

评估供应商是否影响产品成本和质量。

买家议价能力

评估买家是否对企业利润和竞争地位造成影响。

新进入者威胁

评估新企业进入行业的难易程度。

替代品威胁

评估替代产品或服务的可用性和吸引力。

行业内现有竞争程度

评估行业内现有竞争对手的数量和实力。

波特五力模型可以帮助企业了解行业内的竞争力量,识别风险和机会,并制定相应的竞争策略。在条件允许的情况下,还可以进行市场调研,采用问卷调查、访谈和焦点小组等方法,收集意见和反馈,了解受众的看法、需求和偏好。

(3)竞品分析-SWOT分析

竞品分析在一个方案之中至关重要,可以帮助我们确定标杆和努力目标。确定竞争对手后,通过访问竞争对手的官方网站、公众号、调研报告、新闻报道等途径,收集竞争对手的信息,包括产品、定价策略、市场份额、品牌形象等方面,了解他们的市场表现和策略。在进行竞品分析时,可以运用SWOT分析模型评估自身和竞争对手的内部优势(Strength)和劣势(Weakness),外部机会(Opportunity)和威胁(Threat)。

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(SWOT)

它涵盖了内部和外部环境的因素,帮助我们全面了解自己的核心竞争力,进行战略分析。

(4)复盘总结-KISS复盘法

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(KISS)

聚加在制作汇报与总结方案时,常参考KISS模型进行复盘,包括:

Keep

继续保持的工作

Improve

需要改进的工作

Start

需要开始的新工作

Stop

需要停止的工作

这是一种科学的项目复盘方法,能够把过往成功和失败经验转化为实践能力,以促进经验教训的内化吸收。

(5)目标管理-SMART原则

SMART原则是一种有效的目标设定方法,有助于我们的团队制定具备明确性和可实施性的方案目标。

S:具体性(Specific)

目标应该明确定义,具体而清晰,以便清楚地了解要实现的目标是什么。

M:可度量性(Measurable)

目标应该是可衡量的,具备明确的指标或标准,以便能够评估进展和达成程度。

A:可实现性(Achievable)

目标应该是可实现的,基于现实条件和可行性,具备可行性和可操作性。

R:相关性(Relevant)

目标应该与整体目标或愿景相一致,并与个人或组织的需求和优先级相关。

T:时限性(Time-bound)

目标应该设定明确的截止日期或时间范围,以便给予明确的时间框架来实现目标。

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(SMART)

使用SMART原则设定目标可以帮助我们确保目标明确、可衡量、可实现、相关且有时间限制,从而提高目标的可管理性和实现成功的可能性。关于聚加团队方案制中运用的其他分析模型,因篇幅原因,本文在此不一一介绍,感兴趣的朋友可以通过聚加互动公众号后台私信我们了解。

3.方案参考

要想制作出好的研究方案,不能闭门造车,要多学习,参考外部方案库,也可以借鉴过往的优秀成功案例。

(1)外部方案库

为了提升员工的方案制作能力,聚加投资购买众多线上方案库,供团队成员查阅与学习,方便成员能“站在巨人的肩膀上”进行方案创意和制作。

黑猫会

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(点击图片,跳转链接:https://www.heimaohui.com/)

方案主题清晰,分类更为细致,覆盖多种活动方案、营销方案、PPT模板、图片/图集、视频脚本、行业报告。

FA方案网

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(点击图片,跳转链接:https://www.huodongfangan.com/)

内容整体较为优质,有助于激发灵感,可以搜索17,000份精品模板。

方案库

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(点击图片,跳转链接:https://www.fanganku.cn/)

内容全面,分类清晰,内容不断更新迭代。不过案例合集中,个别案例比较陈旧,需要注意甄别筛选。

(2)内部丰富的案例库

好方案的制作不是一蹴而就的,丰富的案例库和知识管理平台的搭建是有必要的。一方面,聚加互动注重内部案例的积累,以把日常优秀的经验固化在流程中。每当交付完客户项目,团队成员会及时对相关资料进行整理与归纳,并将文件添加到案例库里。成员会按照流程严格执行相关动作。另一方面,在日常工作中,聚加要求项目同事定期学习外部优秀案例。每当团队成员接触到营销、系统、设计、运营等方面的优秀方案,都会分享出来,供团队一起学习与研究。聚加团队会将优秀的案例选为培训教材,组织成员进行知识学习与分享,以提高团队的服务水平,确保交付质量。

凭借多年的行业经验和日复一日的积累,聚加汇总了许多优秀方案。在对方案进行归类和整理后,汇集成了共享盘公司方案库。

另外,在内部日常进行方案的汇总整理时,为了方便后期查询和调取,需要注意以下几点:

对文档命名,需包含关键信息,简洁易懂。

对文件夹分类管理,可以按部门或项目名称等分类。

进行查看权限管理,对于一些重要文件,可以进行文档加密。

三、内容制作与美化

在方案制作时,因目标、需求、受众不同,方案内容会有不小的差异。不过,还是有一些通用的要点能帮助我们提高方案的质量。

1.格式规范

对格式进行规范能体现一定的专业度,包括但不限于:字体、布局、基础框架和背景等。以聚加团队为例,在方案制作方面,我们制定了PPT的格式标准,具体如下,仅供参考:

字体

免费商用字体(黑体、宋体、思源字体)

布局

固定元素注意位置一致,如:标题、公司和客户logo等

基础框架

封面、目录、方案目标、需求分析、方案介绍、公司介绍

背景

统一专属背景图片(黑、白)

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(黑色背景图)

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(白色背景图)

这样能确保团队的方案有一定的统一性,体现专业度,也是聚加的一张“名片”。

2.设计美化

美观大气的PPT设计,能给人以良好印象。在PPT制作时,需要注重美观,推荐使用线上PPT模版,适当插入图片素材,请设计师协助制作。有许多网站或者软件都提供了多样的模板,可以按需使用(部分须购买)。

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(WPS模版库)

另外,在PPT中,不宜出现大段的文字,可以适当插入图片,以下是几个好用的素材网站:

(1)图标等素材

https://www.iconfont.cn/

(2)插图素材

https://undraw.co/illustrations

(3)照片与视频

https://pixabay.com/

除了网上找素材,聚加团队也会请设计师参与制作,在设计上添加方案的独特性。

3.重点突出

在方案交付和正式提案阶段,为了突出方案的重点和关键信息,可以采取以下措施:

(1)强调格式

在单独一页上使用大号字体、粗体或斜体等格式,突出显示重要句子,以引起读者的注意。

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(聚加PPT页面)

(2)引用或统计数据

如果方案中包含引人注目的引用或统计数据,可以将其单独呈现在一页上。

四、检查与交付

1.团队内部初审

在方案制作完成后,团队内部的审稿和修改是确保方案质量的重要步骤。团队成员会仔细审查和评估方案,确保内容准确、完整和可行。审稿过程包括以下方面:

(1)内容审查

审查方案内容,确保信息准确、清晰,并符合目标和要求。

(2)文字审核

检查语法、拼写、标点等语言错误,确保语言流畅、准确、专业。

团队内部审稿和修改的目的是通过集体智慧发现和纠正潜在问题,确保方案能够达到预期目标,并在实施过程中顺利运作。

2.内部提案演练

在聚加团队中,方案内审通过后,我们重视内部提案演练的环节。内部提案演练是一个团队协作的过程,在演练过程中,团队成员会扮演不同的角色,模拟客户或决策者的反应和提问。通过这样的角色扮演,我们可以提前预测和应对潜在的问题和挑战,以确保方案在正式提案时能够得到客户的认可和支持。内部提案演练还为团队成员提供了互相学习和分享经验的机会。通过相互讨论、反馈和建议,我们能够不断改进方案,并从中汲取经验教训,提升团队的能力和专业水平。

3.交付及正式提案

这一阶段是将方案提交给相关利益相关者或决策者的关键步骤,以获得他们的批准和支持。提交完成后,团队应准备好接受来自决策者或利益相关者的反馈和意见。这可能包括问题、建议、调整要求或更详细的解释。团队将认真对待每一份反馈,并进行必要的修改和改进。这样,方案的制作过程就完成了。

写在最后

很多人普遍认为,制作出优秀方案往往依赖于个人经验和灵感,需要某个人或团队的苦思冥想。然而,这样的工作方式不仅低效,由此输出的方案质量也不稳定。基于多年营销服务经验,聚加团队得出了一个结论:要想创造出优秀的方案,过度依赖个人经验是不可取的,而是应该遵循固定的方法和流程。通过标准化的流程,聚加团队规定了方案制作的流程和固定动作,持续产出了出色的方案。通过专业培训,我们的成员能够为客户持续提供更高质量的方案。在未来,聚加也会继续优化方案制作流程,保持方案质量的稳定性,为客户创造更多价值。

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*百度知道:https://zhidao.baidu.com/question/561587051861922252.html


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